Voer de wervingsactiviteit uit.
Je hebt de wervingsactiviteit voorbereid aan de hand van het opgestelde projectplan. Je hebt akkoord van het bestuur om het plan uit te voeren en draagvlak onder de huidige leden en vrijwilligers. Nu ga je de activiteit uitvoeren.
Heb je jouw wervingsactiviteit helemaal voorbereid? Weet iedereen wat er van hen wordt verwacht en staan ze in de startblokken?
Persoonlijk contact werkt het beste. Het is een directe en eerlijke manier van communiceren en zorgt ervoor dat mensen zich betrokken voelen. In een persoonlijk gesprek kun je meteen reageren op vragen of zorgen, waardoor de drempel voor mogelijke nieuwe leden verlaagd kan worden. Vraag je leden en vrijwilligers om mensen die ze kennen persoonlijk uit te nodigen. Zorg ervoor dat je leden de juiste hulpmiddelen hebben, zoals folders of voorbeeld-e-mails. Organiseer een bijeenkomst waarin de leden worden bijgepraat over de doelgroep die je wilt bereiken. Wat zijn hun behoeften en drempels? Wat biedt de organisatie de doelgroep.
Spreek je publiek aan tijdens de activiteiten van jouw organisatie of vereniging. Je publiek is al geïnteresseerd in jouw activiteiten. Zorg dat zij weten dat er iets aankomt dat hen een ervaring zal geven waar ze van zullen genieten.
Social media is, door het brede bereik en de toegankelijkheid, een goede manier om je doelgroep te bereiken. Via platforms zoals Facebook, Instagram, X en TikTok kun je in direct contact komen met je doelgroep. Doe dit door beeldmateriaal (foto’s of video’s), korte teksten en hashtags (#) te gebruiken die aansluiten op de interesses van de doelgroep en die de sfeer binnen jouw organisatie of vereniging laten zien. Plaats de social media-berichten ook op dagen en tijden waarop je doelgroep actief is op social media om de zichtbaarheid te vergroten. Daarnaast kunnen bestaande leden en volgers berichten eenvoudig delen, waardoor je bereik snel kan groeien door mond-tot-mondreclame.
Lokale media (print en uitzendmedia) zoeken vaak naar interessante lokale ontwikkelingen. Gebruik weekbladen, radiostations en informatieschermen in bijvoorbeeld gemeenschapshuizen of wachtkamers om je activiteit bekend te maken. Vraag de lokale media om een interview om je boodschap te verspreiden, stuur persberichten en hang je poster op plekken waar je doelgroep ze zal zien. De zichtbaarheid die je daarmee creëert, helpt potentiële deelnemers over de streep te trekken. Kijk goed naar het gebied waar deze media actief zijn en wat hun doelgroep is.
Voer de wervingsactiviteit uit volgens het door jou opgestelde projectplan. Na afloop van de wervingsactiviteit plan je een evaluatie in. Vraag de deelnemers tijdens de activiteit naar hun e-mailadres of telefoonnummer, zodat je ze kunt bedanken voor hun enthousiasme en deelname, en ze kunt benaderen voor een vervolgactie. Wijs hen tijdens de activiteit ook op de vervolgactiviteit die je eerder in je projectplan hebt omschreven.
Benader de deelnemers en vraag wat ze van jouw activiteit vonden. Maak ze enthousiast om mee te doen aan de vervolgactiviteit en vraag of ze het leuk vinden om aan te haken bij een normale activiteit van de vereniging of organisatie.
Is je wervingsambitie behaald? Goed gedaan! Kijk dan in de volgende stap hoe je leden en vrijwilligers aan boord kunt houden.
Heb je de ambitie niet behaald? Vraag feedback aan de deelnemers, pas je ambitie aan, wijzig je aanpak, of kies voor een andere doelgroep of wervingsactiviteit.
> Ga door naar Stap 6 – Aan boord houden!
< Terug naar Stap 4 - Bereid de wervingsactiviteit voor
Heb je vragen over deze stap, wil je even sparren of checken of je de juiste richting opgaat? Neem gerust contact met ons op. Het Huis voor de Kunsten Limburg adviseert en ondersteunt verenigingen, groepen en stichtingen in de amateurkunst- en erfgoedsector. Stichting Klankkleur Limburg adviseert en ondersteunt muziekverenigingen, koren en tamboerkorpsen die zijn aangesloten bij de Limburgse Bond van Muziekverenigingen (LBM), Verbindend Netwerk Koorzang Limburg (VNK-L) en de Limburgse Bond van Tamboerkorpsen (LBT).
