Leden en vrijwilligers werven - Stap 4

Je hebt bedacht wat je mensen te bieden hebt en wat je organisatie nodig heeft. Je weet welke mensen je zoekt, waar je deze kunt vinden en hoe je ze enthousiast en geïnteresseerd krijgt om zich in te zetten voor of te verbinden aan jouw organisatie, initiatief of project. Op basis hiervan ga je een plan opstellen voor een wervingsactiviteit.

Actie 1: Bepaal je wervingsactiviteit

Bepaal je wervingsactiviteit en houd rekening met deze elementen:

Prikkel zintuigen
Deelnemers moeten iets kunnen ervaren, zien, horen of voelen. Hun zintuigen moeten geprikkeld worden.
Actie
Zet deelnemers tijdens de activiteit aan tot actie. Je wilt dat ze terugkomen, dus denk ook na over de concrete vervolgstap of vervolgactiviteit die je wilt gaan doen.
Digitale triggers
Maak gebruik van social media om je wervingsactiviteit onder de aandacht te brengen en je doelgroep aan te spreken.
Fysieke triggers
Ben zichtbaar in de openbare ruimte en zoek je doelgroep actief op.

Als je al deze onderdelen (afkomstig uit de expeditie nieuwe gezichten van het NOV) verwerkt in je wervingsactiviteit, is de kans van slagen groot.

Enkele voorbeelden van wervingsactiviteiten waarbij nieuwe mensen kunnen ervaren en doen:

Een bijeenkomst met een aansprekende activiteit waar mensen de sfeer in de organisatie kunnen proeven en ontdekken of het beoefenen van een muziekinstrument, dans, toneel of ambacht bij hen past.
Een activiteit gericht op gezinnen of grootouders met kleinkinderen, op momenten die goed in de agenda van de doelgroep passen.
Een kijkje achter de schermen, waar mensen de geheimen van bijvoorbeeld je museale verzameling, monument of molen kunnen ontdekken.
Een feestelijke activiteit zoals een buurtborrel, barbecue, kerstliedjes zingen of de verkoop van zelfgebakken lekkernijen. Denk aan activiteiten die aansluiten bij feestdagen zoals Koningsdag, Carnaval, Kerst, Bevrijdingsdag, Burendag en bij activiteiten die al in de buurt of het dorp worden georganiseerd.
Een 'wedstrijd' waarbij mensen een prijs kunnen winnen of in de schijnwerpers worden gezet. Dit kan zowel fysiek als online. Denk aan het schrijven van een lied, een toneelscène, het maken van een filmpje, of een wedstrijd rondom de inzending van bijvoorbeeld een foto, tekening, kunstwerk of kostuum(idee).

De webpagina 'Van idee naar uitgewerkt voorstel' helpt je bij bedenken en uitwerken van ideeën.

Actie 2: Zet je leden en vrijwilligers in

Als je de wervingsactiviteit hebt bepaald, betrek je de huidige leden of vrijwilligers. Geef ze bij het voorbereiden en uitvoeren van de activiteit een duidelijke taak. Wat ga jij je nieuwe leden of vrijwilligers bieden? Hoe ga je ze benaderen? Met welke partners ga je samenwerken? Welke aanpassingen ga je maken in je aanbod om voor hen interessant te zijn? Zijn er leden of vrijwilligers die ervaring hebben met bepaalde werkzaamheden (bijvoorbeeld plannen, organiseren, fondsenwerven, netwerken) of dit leuk vinden? Zet ze in!

Actie 3: Stel een projectplan op

Schrijf een projectplan. Beschrijf in het plan in ieder geval jouw wervingsactiviteit (wat je gaat doen), hoe je de activiteit gaat uitvoeren (voorbereidende acties) en wie welke taken op zich neemt (taakverdeling). Voeg er ook een planning (wanneer wat moet gebeuren) aan toe en een overzicht van de kosten en het beschikbare budget voor je wervingsactiviteit. Als je mensen enthousiast hebt gemaakt, moet je ze zien te interesseren voor je normale activiteiten. Beschrijf in het plan ook hoe je een vervolg geeft aan de wervingsactiviteit. Bespreek het plan met het bestuur voordat je aan de slag gaat met de volgende acties.

Als je een leidraad voor een projectplan wilt gebruiken, maak dan gebruik van de 'SchrijfWijzer' van het Huis voor de Kunsten Limburg.

Actie 4: Schakel je partners in

Als je een wervingsactiviteit gaat uitvoeren, krijg je meestal te maken met samenwerkingspartners. Dit kan de beheerder van de locatie zijn waar je de activiteit organiseert, of bijvoorbeeld een sponsor of een andere vereniging waarmee je samenwerkt. In deze stap leg je contact met je partners en bespreek je de wervingsactiviteit met hen. Maak afspraken over de samenwerking en leg alle rollen en taken vast op papier. Zo heb je samen een document waarop je altijd kunt terugvallen.

Actie 5: Bereid de wervingsactiviteit voor

Nu je de leden, vrijwilligers en partners aan boord hebt, ga je de wervingsactiviteit praktisch voorbereiden. Leg de datum en locatie vast waarop de activiteit plaatsvindt en voer andere noodzakelijke voorbereidingsacties uit.

Ben je klaar voor de volgende stap?

Hier volgen een aantal vragen om te controleren of je klaar bent voor de volgende stap:

Heb je een projectplan gemaakt en daarin de wervingsactiviteit en de opvolging beschreven?
Is er budget?
Zijn alle betrokkenen op de hoogte van wat ze moeten doen?
Zijn alle voorbereidingen getroffen?

> Ga naar Stap 5 - Voer de wervingsactiviteit uit

< Terug naar Stap 3 - Ben je interessant voor de gekozen doelgroep?

Vragen?

Heb je vragen over deze stap, wil je even sparren of checken of je de juiste richting opgaat? Neem gerust contact met ons op. Het Huis voor de Kunsten Limburg adviseert en ondersteunt verenigingen, groepen en stichtingen in de amateurkunst- en erfgoedsector. Stichting Klankkleur Limburg adviseert en ondersteunt muziekverenigingen, koren en tamboerkorpsen die zijn aangesloten bij de Limburgse Bond van Muziekverenigingen (LBM), Verbindend Netwerk Koorzang Limburg (VNK-L) en de Limburgse Bond van Tamboerkorpsen (LBT).

Huis voor de Kunsten Limburg