De Marketingmix

Is je huidige aanbod aantrekkelijk voor potentiële leden en vrijwilligers en sluit het nog goed aan bij de wensen van de huidige leden en vrijwilligers? Om deze vragen te beantwoorden, is het belangrijk om regelmatig te evalueren of en hoe je aanbod verbeterd kan worden. Dit kun je doen door je huidige en potentiële leden of vrijwilligers te bevragen. Hieronder staan vier onderdelen die je daarbij als richtlijn kunt gebruiken.

• Behoeften en interesses: Welke specifieke behoeften en interesses hebben je potentiële leden en in hoeverre sluit je huidige aanbod hierop aan?
• Uniek aanbod: Wat onderscheidt jouw vereniging of organisatie van andere culturele aanbieders in de omgeving? Waarin is je aanbod uniek?
• Kwaliteit en professionaliteit: Hoe kun je de kwaliteit en professionaliteit van je activiteiten hooghouden?
• Diversiteit in aanbod: Bied je een gevarieerd aanbod dat aansluit bij de verschillende interesses en vaardigheidsniveaus binnen je doelgroep?

Veel verenigingen staan voor de uitdaging om hun contributie of projectbijdrage zo aan te passen dat het aantrekkelijk blijft voor bestaande leden en vrijwilligers en nieuwe leden of vrijwilligers aantrekt. Hieronder vind je een aantal vragen die je kunt stellen om te onderzoeken hoe jij jouw contributie kunt verbeteren: 
 

• Wat de leden of vrijwilligers betalen: Wat is de huidige contributie of projectbijdrage en wat vindt de huidige groep mensen daarvan? Zijn ze tevreden met wat ze betalen en wat ze daarvoor krijgen?
• Flexibeler zijn in hoe leden of vrijwilligers betalen: Bedenk of alternatieve manieren van betalen meer mensen kunnen aantrekken of bestaande leden kunnen behouden. Denk bijvoorbeeld aan betalen per keer dat je komt, een strippenkaart of verschillende kortingen bijvoorbeeld voor families, bij automatische betaling of voor leden die vrijwilligerswerk doen.
• Kosten vergelijken: Kijk naar vergelijkbare clubs of activiteiten in de buurt. Zijn jullie duurder, goedkoper, of hanteren jullie vergelijkbare kosten? En hoe verhoudt zich dat tot wat jullie aanbieden?
• Verschillende lidmaatschapstarieven: Bedenk of het mogelijk is om verschillende prijzen te hanteren afhankelijk van het type lidmaatschap, zoals lidmaatschap van specifieke groepen of toegang tot speciale evenementen en faciliteiten. 

Een goed gekozen en ingerichte locatie speelt een belangrijke rol in het succes van je vereniging of organisatie. Het is van belang dat je locatie zichtbaar, toegankelijk en aantrekkelijk is voor je doelgroep. Hieronder staan een aantal vragen die je kunnen helpen bij het bepalen of de huidige locatie voldoet aan de behoeften van je huidige en potentiële leden of vrijwilligers en hoe je zaken kunt verbeteren.

• Toegankelijkheid en bereikbaarheid: Hoe goed is je locatie bereikbaar met het openbaar vervoer, de auto en de fiets? Zijn er genoeg parkeerplaatsen en fietsenstallingen? Is je locatie toegankelijk voor mensen met een beperking, en zo niet, welke aanpassingen zijn er nodig om de locatie toegankelijker te maken?
• Veiligheid en toegang: Hoe veilig is de toegang tot je locatie op verschillende tijdstippen? Zijn er extra maatregelen nodig om de veiligheid van de leden en bezoekers te waarborgen?
• Faciliteiten en inrichting: Zijn de huidige faciliteiten, zoals studio’s, oefenruimtes en ateliers, voldoende geschikt voor je activiteiten? Wat vinden leden, vrijwilligers en bezoekers van de sfeer en het comfort van je accommodatie? Wat kan er verbeterd worden om een meer uitnodigende en functionele ruimte te creëren?
• Waarneming en interactie met de gemeenschap: Hoe wordt je locatie waargenomen door de lokale gemeenschap en de omwonenden? Zijn er kansen om de relaties met de buurt te verbeteren of om samenwerkingsverbanden aan te gaan die je faciliteiten en uitstraling kunnen versterken?

Het is belangrijk dat de docenten, begeleiders en vrijwilligers niet alleen goed zijn in hun vak, maar ook een fijne sfeer kunnen creëren en een band kunnen opbouwen met de leden of bezoekers. Om na te gaan of jouw vereniging of organisatie hierin succesvol is, kun je de volgende vragen stellen: 

• Selectie: Hoe selecteer je de docenten, begeleiders en vrijwilligers? Let je daarbij alleen op hun vaardigheden of ook op hun vermogen om een positieve en inclusieve sfeer te creëren?
• Inwerken: Hoe zorg je ervoor dat nieuwe docenten en vrijwilligers je waarden en doelen goed kennen? En hoe toon je waardering voor hun werk en houd je hen gemotiveerd en betrokken?
• Interactie tussen het ‘personeel’ en de leden: Op welke manieren zorg je ervoor dat de docenten en begeleiders goed communiceren met de ouders van jongere leden en bijdragen aan het plezier en succes van de deelnemers? En hoe fungeren zij als rolmodellen?
• Veiligheid en diversiteit: Hoe train je het ‘personeel’ om fysiek en emotioneel een veilige omgeving te waarborgen? En hoe zorg je ervoor dat je team van bestuurders, vrijwilligers of begeleiders divers is en inclusieve praktijken hanteert, zodat iedere deelnemer zich welkom en vertegenwoordigd voelt? 

Samenwerkingen met andere organisaties kunnen je veel voordelen opleveren, zoals het bereiken van nieuwe doelgroepen en het verhogen van de maatschappelijke impact. Om te zorgen dat deze samenwerkingen zo effectief mogelijk zijn en goed aansluiten bij de wensen van je leden en potentiële leden, kun je bij de volgende vier onderdelen vragen stellen: 

• Lokale organisaties: Welke organisaties binnen en buiten de cultuursector delen de waarden en doelstellingen van je vereniging of organisatie? Hoe kunnen deze organisaties je helpen om nieuwe doelgroepen aan te trekken?
• Onderwijsinstellingen en gemeenten: Op welke manier kun je de banden aanhalen met scholen en de gemeente om niet alleen steun te krijgen, maar ook om bij te dragen aan lokale culturele en maatschappelijke projecten?
• Andere sectoren: Hoe kun je samenwerken met organisaties in de welzijns-, zorg- en sportsector om jullie maatschappelijke impact te vergroten en verschillende doelgroepen te bereiken?
• Samenwerkingsvormen: Welke vormen van samenwerking zijn haalbaar voor je vereniging of organisatie? Denk aan het samen bedenken en vormgeven van programma's, gezamenlijke marketingcampagnes of de uitwisseling van middelen. Wat past het beste bij de doelen en mogelijkheden van je vereniging of organisatie? 

Bij het promoten van een vereniging of organisatie is het belangrijk dat de identiteit (het karakter) en het imago (de uitstraling) van de organisatie goed begrepen en uitgedragen worden. De identiteit is vaak gebaseerd op de historie en cultuur van de organisatie, terwijl het imago bepaald wordt door hoe anderen de organisatie zien, vaak beïnvloed door kwaliteit, prijs en cultuur. Het promotie-onderdeel van je marketingmix speelt een sleutelrol bij het aantrekken en betrekken van nieuwe leden. Hieronder vind je een aantal vragen die je kunnen helpen om je promotiestrategie effectief aan te passen en te verbeteren: 

• Het huidige beeld: Hoe ervaart het publiek jouw vereniging of organisatie? Komt dit beeld overeen met de identiteit en de waarden die de vereniging of organisatie wil uitstralen? Welke aspecten van de identiteit moet je beter communiceren om aantrekkelijker te zijn voor nieuwe leden of vrijwilligers?
• Inzetten van leden of vrijwilligers als ambassadeurs: Op welke manieren kun je de huidige leden, vrijwilligers, cursisten, en deelnemers motiveren en ondersteunen om als ambassadeurs op te treden en je te helpen met het verspreiden van de boodschap van je vereniging of organisatie?
• Middelengebruik: Hoe kun je visuele materialen zoals filmpjes, posters en flyers gebruiken om de boodschap effectief over te brengen en betrokkenheid te vergroten? Hoe zorg je ervoor dat de website en sociale media de identiteit van de vereniging of organisatie presenteren en interactie stimuleren? Maak je gebruik van de lokale pers?
• De band met de geïnteresseerden en partnerorganisaties: Hoe kan je nieuwsbrief bijdragen aan het versterken van de band met de leden en hen informeren over belangrijke ontwikkelingen en evenementen? Zijn er mogelijkheden om elkaars aanbod te promoten? Of partnerschappen met andere culturele instellingen of gemeenschapspartners om je bereik en impact te vergroten? 

Een goede propositie vertelt duidelijk wat jouw vereniging or organisatie uniek maakt en waarom mensen juist bij jou moeten zijn. Het gaat over de beloftes die je doet aan je leden of vrijwilligers over wat zij kunnen verwachten. Het laat zien hoe jullie aanbod hun problemen oplost, welke voordelen het heeft en waarom het beter is dan andere opties. Hieronder staan een aantal vragen die je kunnen helpen om je propositie te verbeteren en beter af te stemmen op zowel nieuwe als bestaande leden: 

• Kernwaarden vertalen naar voordelen: Wat zijn de belangrijkste waarden van je vereniging of organisatie en hoe kun je deze concreet maken voor de leden? Wat onderscheidt jullie van andere aanbieders in de kunst- en cultuursector, en hoe kun je die unieke punten duidelijk maken in je propositie?
• Inspelen op de behoefte van potentiële leden: Welke specifieke behoeften of wensen hebben je huidige en potentiële leden? Zijn er bepaalde problemen die je kunt oplossen met wat je aanbiedt?
• Onderscheiden van vergelijkbare organisaties: Wat bieden andere vergelijkbare organisaties aan en hoe kan jouw vereniging of organisatie zich onderscheiden in wat jullie communiceren naar de buitenwereld?
• Een aantrekkelijke propositie: Welke emotionele en rationele voordelen bied je jouw deelnemers en hoe kun je dat overbrengen? Kun je visuele of verhalende elementen gebruiken om de propositie opvallender en aantrekkelijker te maken? 

Wanneer iemand geïnteresseerd is in jullie vereniging of organisatie, is het belangrijk dat deze persoon een soepele en aantrekkelijke overgang maakt van geïnteresseerde naar volwaardig lid of vrijwilliger. Het proces dat iemand doorloopt van eerste interesse tot volledig lidmaatschap kan cruciaal zijn voor het werven en behouden van leden. Hieronder staan vier vragen die je kunnen helpen om dit proces te evalueren en waar nodig te verbeteren: 

• Gastvrijheid bij de eerste ontvangst: Hoe verloopt de eerste echte kennismaking met de vereniging of organisatie? Is er iemand die de nieuwe deelnemers verwelkomt, rondleidt en wegwijs maakt? Voelen nieuwe leden zich meteen thuis en betrokken bij de activiteiten?
• Een uitnodigende en informatieve website voor nieuwe leden: Is de informatie op de website actueel en duidelijk gericht op de doelgroep? Kunnen potentiële leden makkelijk contactinformatie vinden en begrijpen wat er van hen verwacht wordt als ze lid worden?
• Het aantrekkelijke 'niet te missen aanbod' voor nieuwe leden: Welke voordelen zoals kortingen of welkomstgeschenken biedt je nieuwe leden en hoe zorg je ervoor dat deze aanbiedingen aantrekkelijk zijn voor potentiële leden maar ook eerlijk voelen voor bestaande leden?
• Ondersteunen van nieuwe leden in hun beginperiode: Bied je specifieke programma’s zoals een beginnerscursus of een buddy-systeem aan om nieuwe leden op hun gemak te stellen en te integreren in de vereniging? 

Het opzetten van een goede planning is essentieel voor verenigingen of organisaties die hun wervingsactiviteiten willen verbeteren. Dit helpt om naadloos aan te sluiten bij zowel de behoeften van potentiële nieuwe leden als de wensen van de huidige leden en vrijwilligers. Door de volgende vier onderdelen te overwegen, kun je een gestructureerd plan opstellen dat van de voorbereiding tot de uitvoering van je wervingsactiviteiten reikt. 

• Vooraf intern regelen: Denk aan het trainen van betrokkenen, het aanpassen van jullie ruimtes, en het bijwerken van de website en promotiematerialen. Welke stappen zijn nodig om ervoor te zorgen dat alles klaar is voor een soepele start?
• Communiceren over het aanbod: Op welk moment en via welke kanalen ga je de bestaande en potentiële nieuwe leden informeren over de plannen? Denk aan de timing en de methodes van communicatie die het meest effectief zijn om je doelgroep te bereiken.
• Samenwerking met externe partijen: Zijn er specifieke momenten in je plan waarop het inschakelen van externe partners of belanghebbenden van extra waarde is? Overweeg welke samenwerkingen je kunnen helpen om de doelen te bereiken.
• Betrekken van de bestaande leden/vrijwilligers: Op welke manieren kun je de bestaande leden inzetten om nieuwe leden te werven? Hoe zorg je ervoor dat zij zich betrokken voelen bij dit proces en actief bijdragen aan het succes van je vereniging of organisatie?