Privacyverklaring

Persoonsgegevens worden in overeenstemming met de wet verwerkt, waardoor de verwerking van deze gegevens rechtmatig plaatsvindt. Alleen een verwerking die aan de AVG voldoet is rechtmatig. Het Huis zorgt ervoor dat het voor betrokkenen behoorlijk en transparant is hoe en waarom hun persoonsgegevens verwerkt worden. Zowel de identiteit van de organisatie en het doel van de gegevensverwerking wordt bij een aanmelding of verwerking actief vanuit het Huis naar de betrokkene gecommuniceerd.

Het Huis verzamelt persoonsgegevens alleen met een gerechtvaardigd doel. Dat doel moet specifiek zijn en vooraf uitdrukkelijk zijn omschreven. Het doel waarvoor het Huis persoonsgegevens verzameld is gelijk aan het doel waarvoor ze worden verwerkt.

Het Huis verzamelt persoonsgegevens op basis van de volgende grondslagen:

• Toestemming: Het Huis verzamelt persoonsgegevens wanneer je expliciet toestemming geeft voor de verwerking van je persoonsgegevens, bijvoorbeeld bij het aanmelden voor de nieuwsbrief.
• Uitvoering van een overeenkomst: Het Huis verzamelt persoonsgegevens wanneer dit noodzakelijk is voor de uitvoering van een overeenkomst. Dit betekent dat de verwerking van gegevens nodig is om een dienst te leveren, zoals het organiseren van bijeenkomsten of het verwerken van bestellingen.
• Wettelijke verplichting: Het Huis verzamelt persoonsgegevens wanneer dit noodzakelijk is om te voldoen aan een wettelijke verplichting waaraan het Huis is onderworpen, bijvoorbeeld het bewaren van financiële gegevens voor belastingdoeleinden.
• Gerechtvaardigd belang: Het Huis verzamelt persoonsgegevens wanneer dit noodzakelijk is voor de behartiging van een gerechtvaardigd belang. Voorbeelden hiervan zijn het beveiligen van systemen of te voorkoming van fraude.

Het doel voor het verzamelen van persoonsgegevens moet specifiek zijn en vooraf uitdrukkelijk worden omschreven. Het doel waarvoor het Huis persoonsgegevens verzamelt, is hetzelfde als het doel waarvoor ze worden verwerkt.

Het Huis verwerkt alleen de persoonsgegevens die minimaal noodzakelijk zijn voor het vooraf bepaalde doel. Het Huis streeft naar minimale gegevensverwerking. Waar mogelijk worden minder of geen persoonsgegevens verwerkt.

Persoonsgegevens worden niet langer bewaard dan noodzakelijk is. Het bewaren van persoonsgegevens kan nodig zijn om de taken goed uit te kunnen oefenen of om wettelijke verplichtingen te kunnen naleven.  Zodra het Huis de persoonsgegevens niet meer nodig heeft, zal  het Huis deze verwijderen.

Het Huis gaat zorgvuldig om met persoonsgegevens en behandelt deze vertrouwelijk. Zo worden persoonsgegevens alleen verwerkt door personen met een geheimhoudingsplicht en voor het doel waarvoor deze gegevens zijn verzameld. De geheimhoudingsplicht houdt in dat medewerkers, stagiaires of vrijwilligers die momenteel of in het verleden voor het Huis werkzaam of actief zijn, geen persoonsgegevens direct of indirect met derden delen. Dit is vastgelegd in een geheimhoudingsverklaring die door de medewerker, stagiaire of vrijwilliger van het Huis is ondertekend.

Daarbij zorgt het Huis voor passende maatregelen om persoonsgegevens te beschermen. Deze maatregelen zijn vastgelegd in het verwerkingsregister van het Huis. Het Huis verwerkt enkel en alleen persoonsgegevens van minderjarigen (personen jonger dan 16 jaar) indien daarvoor schriftelijke toestemming is gegeven door de ouder, verzorger of wettelijke vertegenwoordiger.

In het geval van samenwerking met externe partijen, waarbij sprake is van gegevensverwerking van persoonsgegevens, maakt het Huis afspraken over de eisen waar gegevensuitwisseling aan moet voldoen. Het Huis volgt hierin de geldende privacywetgeving. Dit mag en gebeurt alleen als het verenigbaar is met het doel waarvoor deze gegevens zijn verzameld. Het Huis verstrekt geen persoonsgegevens aan partijen die niet gevestigd zijn binnen de EU. 

 Het Huis kan persoonsgegevens delen met de volgende categorieën derden: 

• Het Huis kan je persoonsgegevens delen met samenwerkingspartners, bijvoorbeeld in het geval van een aanmeldproces voor een bijeenkomst die in samenwerking met derden wordt georganiseerd.
• Het Huis kan je persoonsgegevens delen met verwerkers (data processors), zoals IT-dienstverleners, e-mailmarketingdiensten of betalingsverwerkers. Dit zijn derden die persoonsgegevens voor het Huis verwerken, maar geen eigen doelen hebben voor de gegevens. Ze handelen alleen in opdracht van het Huis.

Het Huis kan je persoonsgegevens delen met een toezichthoudende instanties, bevoegde wetshandhavingsinstanties, overheidsinstanties, rechters of andere derden om de wet na te leven en de rechten, eigendom of veiligheid van het Huis of anderen te beschermen.

Voor het bereiken van het doel waarvoor de persoonsgegevens worden verwerkt, wordt inbreuk op de persoonlijke levenssfeer van de betrokkene(n) zoveel mogelijk beperkt.

De inbreuk op de belangen van de betrokkene(n) mag niet onevenredig zijn in verhouding tot het te dienen doel.

Het Huis honoreert alle rechten van betrokkene(n).

Wanneer je geïnformeerd wilt worden over diensten, projecten en activiteiten (zoals een workshop of bijeenkomst) van het Huis, verwerkt het Huis de benodigde gegevens om deze dienst te kunnen leveren. De gegevensverwerking is noodzakelijk voor de uitvoering van een overeenkomst (het uitvoeren van de steunfunctie voor de Limburgse cultuursector zoals overeengekomen met Provincie Limburg) en voor de behartiging van de gerechtvaardigde belangen.

Voor de bovenstaande doelstelling kan het Huis de volgende persoonsgegevens vragen:

• Voornaam;
• Tussenvoegsel;
• Achternaam;
• Adres;
• Telefoonnummer;
• E-mailadres;
• Organisatie;
• Functie.

Deze persoonsgegevens worden door het Huis opgeslagen zolang je als geïnteresseerde wordt beschouwd. Je bent geïnteresseerd zodra je dit kenbaar hebt gemaakt via:

• Inschrijving nieuwsbrief.
• Inschrijving bijeenkomst als je hebt aangegeven op de hoogte gehouden te willen worden van toekomstige relevante activiteiten.

Persoonsgegevens van aangesloten organisaties worden door het Huis verwerkt ten behoeve van de uitvoering van afspraken, zoals vastgelegd in het jaarlijks Werkplan van het Huis. De gegevensverwerking is noodzakelijk voor de uitvoering van een overeenkomst. 

Voor bovenstaande doelstelling kan het Huis de volgende persoonsgegevens vragen:

• Voornaam;
• Tussenvoegsel;
• Achternaam;
• Adres;
• Telefoonnummer;
• E-mailadres;
• Organisatie;
• Functie.

Deze persoonsgegevens worden door het Huis opgeslagen zolang de organisatie is aangesloten bij het huis.

Persoonsgegevens van samenwerkingspartners worden door het Huis verwerkt ten behoeve van de uitvoering van afspraken. De gegevensverwerking is noodzakelijk voor de uitvoering van een overeenkomst.

Voor bovenstaande doelstelling kan het Huis de volgende persoonsgegevens vragen:
 

• Voornaam;
• Tussenvoegsel;
• Achternaam;
• Adres;
• Telefoonnummer;
• E-mailadres;
• Organisatie;
• Functie;
• Bankgegevens (t.b.v. onze administratie).

Deze persoonsgegevens worden door het Huis opgeslagen zolang de samenwerking voortduurt.

Als er sprake is van een koop- of verkooprelatie met het Huis (of een aangesloten organisatie) verwerken we ook financiële gegevens. De gegevens worden verzameld op basis van de grondslagen uitvoering van een overeenkomst en wettelijke verplichting.

Voor bovenstaande doelstelling kan het Huis de volgende persoonsgegevens vragen:

• Voornaam;
• Tussenvoegsel;
• Achternaam;
• Adres;
• Telefoonnummer;
• E-mailadres;
• Organisatie;
• Functie;
• Bankgegevens (t.b.v. onze administratie).

Deze persoonsgegevens worden door het Huis opgeslagen zolang de organisatie is aangesloten bij het Huis.

Persoonsgegevens van nieuwsbrief-abonnees worden door het Huis verwerkt ten behoeve van het informeren van de persoon door middel van digitale nieuwsbrieven. Je ontvangt de nieuwsbrief uitsluitend als je je daarvoor zelf hebt aangemeld. De gegevens worden verzameld op basis van de grondslag toestemming.

Voor de bovenstaande doelstelling vraagt het Huis de volgende persoonsgegevens:

• Voornaam;
• Tussenvoegsel;
• Achternaam;
• E-mailadres;
• IP-adres;
• Locatiegegevens;
• Gegevens over je activiteiten binnen onze nieuwsbrief;
• Internetbrowser en apparaat type.

Deze persoonsgegevens worden door het Huis opgeslagen gedurende de periode dat je bent aangemeld voor de nieuwsbrief. In iedere nieuwsbrief staat de mogelijkheid tot afmelding.

Als je hebt aangemeld voor een bijeenkomst van het Huis word je gevraagd of je in de toekomst uitgenodigd wil worden voor of, op de hoogte gehouden wilt worden over, gerelateerde informatie en toekomstige bijeenkomsten. De gegevens worden verzameld op basis van de grondslag toestemming.

Voor de bovenstaande doelstelling vraagt het Huis de volgende persoonsgegevens:

• Voornaam;
• Tussenvoegsel;
• Achternaam;
• Telefoonnummer;
• E-mailadres.

Deze persoonsgegevens worden door het Huis opgeslagen zolang je als geïnteresseerde wordt beschouwd. Je bent geïnteresseerd zodra je dit kenbaar hebt gemaakt via:

• Inschrijving nieuwsbrief.
• Inschrijving bijeenkomst als je hebt aangegeven op de hoogte gehouden te willen worden van toekomstige relevante activiteiten.

Het Huis gebruikt verschillende social mediakanalen waarop je ons kunt volgen: het Huis is actief op LinkedIn, Instagram, Facebook en YouTube. Dat volgen doe je vanaf je eigen account dat je zelf hebt aangemaakt. Voor de privacyverklaring omtrent dat account verwijzen we je dan ook graag door naar het betreffende medium. 

Wanneer je wilt deelnemen aan een Instant Messaging-groep (zoals een WhatsApp-groep) van het Huis, verwerkt het Huis de benodigde gegevens om deze groepscommunicatie te faciliteren. De gegevensverwerking is gebaseerd op jouw expliciete toestemming en dient om effectieve communicatie mogelijk te maken over relevante onderwerpen (bijvoorbeeld preventienetwerk, leden en vrijwilligers werven). De gegevens worden verzameld op basis van de grondslag toestemming.

Voor deelname aan een Instant Messaging-groep kan het Huis de volgende persoonsgegevens vragen:

• Voornaam;
• Tussenvoegsel;
• Achternaam;
• Telefoonnummer.

De gegevens die via de groep worden verwerkt, blijven toegankelijk zolang de groep actief is. Indien je jouw toestemming intrekt of de groep verlaat, wordt je deelname beëindigd en worden je gegevens niet langer actief verwerkt binnen deze context.

Het Huis heeft vanuit Provincie Limburg de opdracht om het culturele werkveld in Limburg te ondersteunen. Om deze taak goed uit te voeren verricht het Huis onderzoek in het werkveld. Hiertoe kunnen wij (of een partij die wij hiervoor inschakelen), afhankelijk van het doel van het onderzoek, professionals of vrijwilligers in de sector benaderen voor deelname aan het onderzoek. Tijdens het uitvoeren van onderzoek en monitoring van het Huis verzamelen en verwerken wij persoonsgegevens. Dit stelt ons in staat om een beter inzicht te krijgen in de doelen van het onderzoek of de monitoring, waardoor wij gerichte ondersteuning kunnen bieden.

Voor de bovenstaande doelstelling vraagt het Huis de volgende persoonsgegevens:

• Voornaam;
• Tussenvoegsel;
• Achternaam;
• Telefoonnummer;
• E-mailadres;
• Organisatie;
• Functie.

Deze persoonsgegevens worden door het Huis opgeslagen zolang het onderzoek of de monitoring loopt. Je kunt te allen tijde bij ons aangeven dat we je in de toekomst niet meer mogen benaderen voor deelname aan onderzoek (bijvoorbeeld via een e-mail of telefonisch verzoek).

Neem je contact met het Huis op, bijvoorbeeld om een vraag te stellen, dan verwerkt het Huis de benodigde persoonsgegevens om met je te kunnen communiceren en je vragen te kunnen beantwoorden.

Voor bovenstaande doelstelling kan het Huis de volgende persoonsgegevens vragen:

• Voornaam;
• Tussenvoegsel;
• Achternaam;
• Adres;
• E-mailadres;
• Telefoonnummer;
• Organisatie;
• Functie.

De website van het Huis maakt gebruik van cookies en webstatistieken. Het Huis doet dit om te analyseren hoe bezoekers de website gebruiken. Deze informatie helpt het Huis om de site te verbeteren. Een cookie is een bestand dat op uw computer wordt opgeslagen. Bij een volgend bezoek aan onze website kunnen deze cookies worden herkend. Op de website van het Huis worden ook cookies van derden geplaatst, namelijk die van Google Analytics – analytische cookies die websitebezoeken meten. De gegevens worden verzameld op basis van de grondslag toestemming.

Wanneer je niet wilt dat het Huis cookies gebruikt om je bezoek te registreren, kun je je afmelden voor cookies door je internetbrowser zo in te stellen dat deze geen cookies meer opslaat. Daarnaast kun je ook alle eerder opgeslagen informatie via de instellingen van je browser verwijderen.

In de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) is vastgelegd welke rechten je hebt met betrekking tot de verwerking van je persoonsgegevens. Graag informeren we je hier in het kort over je rechten. Wil je een van deze rechten uitoefenen, dan verzoeken we je contact op te nemen met de afdeling bedrijfsvoering, via info@hklimburg.nl.

• Je hebt het recht je persoonsgegevens in te zien, te corrigeren of te verwijderen.
• Je hebt het recht om bezwaar te maken tegen de verwerking van je persoonsgegevens.
• Je hebt het recht op beperking van de verwerking van je persoonsgegevens bijvoorbeeld wanneer deze niet meer correct zijn.
• Je hebt het recht op gegevensoverdraagbaarheid. Dat betekent dat je ons kunt verzoeken je gegevens gebundeld aan je te verstrekken zodat je deze kunt doorgeven aan een andere partij.
• Als je toestemming hebt gegeven voor het verwerken van je persoonsgegevens, kun je deze toestemming te allen tijde intrekken.

Voor een uitgebreidere omschrijving van al je rechten, kun je de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) raadplegen. Deze is beschikbaar op de website van de Autoriteit Persoonsgegevens. Indien je een klacht hebt over hoe het Huis jouw gegevens verwerkt of omgaat met jouw rechten, kun je eveneens contact opnemen met de Autoriteit Persoonsgegevens.

Indien personen een klacht hebben over de verwerking van hun persoonsgegevens, dan kunnen zij hierover direct contact met het Huis opnemen. Personen hebben altijd het recht een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens, de toezichthoudende autoriteit op het gebied van privacybescherming.

De directie van het Huis is verantwoordelijk voor de bescherming van persoonsgegevens. Mocht je naar aanleiding van onze privacyverklaring vragen of opmerkingen hebben, neem dan contact met ons op via:

Huis voor de Kunsten Limburg
Bredeweg 10, 6042 GG Roermond
0475 399 299
info@hklimburg.nl