Een bloeiende vereniging of organisatie is een plek waar leden en vrijwilligers zich thuis en gewaardeerd voelen. Kenmerkend voor zo een vereniging of organisatie is ook een hoge mate van betrokkenheid en actieve ondersteuning door leden of vrijwilligers. Als je de betrokkenheid van leden of vrijwilligers wilt vergroten, houd er dan rekening mee dat je deze betrokkenheid moet opbouwen. In deze stap leggen we uit hoe je dat doet.


Verschillen in betrokkenheid

Als je naar de groep mensen kijkt die betrokken is bij jouw vereniging of organisatie, kun je daar een onderverdeling in maken. Zo heb je 'geïnteresseerden'. Dat zijn mensen die nog geen lid of vrijwilliger zijn, maar wel interesse tonen in de activiteiten die je organiseert. Zij staan het verst van je vandaan. Ook heb je 'kartrekkers'. Dat zijn de mensen die het meest betrokken zijn en zich structureel inzetten voor jouw vereniging of organisatie. Ze voeren veel taken uit en vormen de harde kern. Hieronder vind je een afbeelding van de verschillende groepen en hoe die groepen zich tot elkaar verhouden.

Deze leden vormen de ruggengraat van de vereniging. Ze hebben een toegewezen takenpakket en zetten zich structureel in. 

Vrijwilligers die helpen met specifieke taken of projecten en regelmatig betrokken zijn. 

Leden die regelmatig deelnemen aan extra activiteiten of op een andere manier tonen dat ze zich sociaal betrokken voelen bij de vereniging. 

Deze mensen nemen deel aan de reguliere activiteiten (repetities, optredens) zonder een sterke verbinding te voelen. 

Dit zijn mensen die nog geen lid zijn maar interesse tonen in de activiteiten van de vereniging. Ze vormen de potentiële deelnemers, leden of vrijwilligers. Zij vormen de buitenste schil.  

Stap 1: Breng de betrokkenheid in kaart 

Nu je meer informatie hebt over de verschillende vormen van betrokkenheid, kun je de betrokkenheid van mensen bij jouw vereniging of organisatie in kaart brengen. Zijn het vooral deelnemers, of heb je ook een aantal kartrekkers in jouw vereniging of organisatie? Door aandacht te geven aan geïnteresseerden, deelnemers, betrokken leden, flexvrijwilligers en kartrekkers, kun je een actieve en levendige groep mensen binnen jouw club opbouwen.

Heb je dat gedaan? Kijk dan naar welke groep(en) mensen zijn vertegenwoordigd, oververtegenwoordigd of mogelijk ontbreken. Bepaal op welke groepen je je als organisatie moet richten om meer betrokkenheid te creëren. Houd er rekening mee dat het vergroten van betrokkenheid een geleidelijk proces is. Geïnteresseerden zullen niet ineens kartrekkers worden; ze moeten eerst alle tussenliggende 'schillen' doorlopen.

Download hier het document 'Cirkels van betrokkenheid'. Je kunt het document gebruiken om de betrokkenheid van mensen bij jouw vereniging of organisatie in kaart te brengen en in één oogopslag te zien hoe de verdeling is. Plaats voor iedere persoon die op wat voor manier betrokken is bij de organisatie een stip in één van de schillen.

Stap 2: Vergroot de betrokkenheid  

Om de betrokkenheid van mensen te vergroten, moet je ze steeds actiever maken en hen de kans geven om te groeien van deelnemer naar kartrekker. Dit vraagt om een persoonlijke en strategische aanpak. Hieronder vind je tips om de betrokkenheid te vergroten, zowel algemene tips die voor alle mensen gelden als specifieke tips per groep.

Je hebt in de vorige stap in kaart gebracht hoe het met de betrokkenheid van jouw mensen zit. Heb je een keuze gemaakt over de groep waarop je je wilt richten? Vertaal de onderstaande tips dan naar jouw eigen vereniging of organisatie.

  • Bied persoonlijke aandacht, waardering en erkenning
    Bedank vrijwilligers en leden voor hun inzet, zowel persoonlijk als publiekelijk. Organiseer bijvoorbeeld bedankfeestjes, vier zowel kleine als grote successen (bijvoorbeeld via nieuwsbrieven of op social media), of geef kleine cadeautjes.
  • Faciliteer groei
    Vraag leden om bij te dragen aan de vereniging of organisatie met kleine taken die later kunnen uitgroeien tot grotere verantwoordelijkheden. Bied ook trainingen en workshops aan om leden te helpen zich te ontwikkelen in de rollen of functies die ze (willen) vervullen. Koppel nieuwe leden aan ervaren leden om hen sneller thuis te laten voelen.
  • Bied ondersteuning
    Vraag leden door welk ervaren lid ze begeleid zouden willen worden bij het opnemen van een nieuwe rol of taak. Organiseer regelmatig activiteiten om de onderlinge band te versterken en zorg voor een sterke interne communicatie en duidelijke structuur. Een warme welkomstbrief, een buddy-systeem en regelmatig informeren naar hun ervaringen helpt nieuwe mensen zich sneller thuis te voelen.
  • Flexibele vrijwilligersrollen
    Bied verschillende vrijwilligersmogelijkheden aan die passen bij verschillende interesses en schema’s. Maak het gemakkelijk voor leden om zich aan te melden voor specifieke taken of projecten. Bied ook kortlopende programma’s of activiteiten aan waarvoor mensen zich tijdelijk kunnen inzetten.

  • Geef hen de kans om leidinggevende rollen op zich te nemen, zoals het coördineren van evenementen of het leiden van een commissie of werkgroep. Laat hen deze rollen naar eigen inzicht vormgeven.
  • Betrek deze mensen bij strategische beslissingen en de langetermijnplanning van de vereniging of organisatie.
  • Geef hen een rol in het betrekken en begeleiden van flexvrijwilligers in hun groei binnen de vereniging of organisatie. Deze flexvrijwilligers kunnen op hun beurt ondersteuning bieden bij het uitvoeren van grotere taken van kartrekkers.
  • Erken de inzet van deze mensen op een formele manier, bijvoorbeeld door hen een officiële rol of titel binnen de vereniging of organisatie te geven.
  • Bied trainingen aan die gericht zijn op het vergroten van vaardigheden en leiderschap.
  • Geef toegang tot netwerkmogelijkheden buiten de vereniging, zoals conferenties en seminars, om hun kennis en netwerk uit te breiden.

  • Organiseer workshops en trainingen gericht op hun verdere ontwikkeling, zoals leiderschapsworkshops en communicatietrainingen. 
  • Zorg voor begeleiding door ervaren leden om hen te ondersteunen en hun ontwikkeling te stimuleren. 
  • Vraag deze mensen voor projecten waarbij ze hun netwerk binnen de vereniging kunnen uitbreiden en hun vaardigheden kunnen inzetten en ontwikkelen. 

  • Bedank hen persoonlijk voor hun deelname en inzet. 
  • Deel hun succesverhalen in nieuwsbrieven en op sociale media om hen te motiveren. 
  • Geef hun specifieke, kortdurende taken die aansluiten bij hun interesses en vaardigheden. 

  • Bied, naast de reguliere activiteiten, laagdrempelige extra activiteiten aan, zoals workshops en informele bijeenkomsten. 
  • Koppel nieuwe leden aan een buddy die hen wegwijs maakt binnen de vereniging en hen betrekt bij activiteiten. 

  • Is deze groep onder te verdelen in verschillende doelgroepen? Bepaal dan per doelgroep wat de behoeften en de drempels zijn. 
  • Organiseer wervingsactiviteiten als open dagen en proeflessen om deze groep beter te leren kennen. 
  • Voer persoonlijke welkomsgesprekken om hun interesses en verwachtingen te peilen. 
  • Houd ze betrokken bij de vereniging of organisatie met nieuwsbrieven en updates via sociale media. 

De informatie op deze pagina is afkomstig uit de training “Een bloeiende vereniging in 10 jaar” (KNMO).
 

Vragen?

Heb je vragen over het thema werven of over het vergroten van de betrokkenheid? Neem dan contact op met het Huis voor de Kunsten Limburg. 

Huis voor de Kunsten Limburg
Huis voor de Kunsten Limburg

Algemeen

Het secretariaat is telefonisch bereikbaar van maandag t/m vrijdag