Het vrijwilligersbeleid

Wat is een vrijwilligersbeleid?  

In een vrijwilligersbeleid staat opgenomen wat de organisatie en de vrijwilligers van elkaar kunnen verwachten, welke afspraken er zijn gemaakt en hoe mensen binnen de organisatie met elkaar omgaan. Elke organisatie die met vrijwilligers werkt, moet een vrijwilligersbeleid opstellen. Het vrijwilligersbeleid evalueer je na een door jou bepaalde periode. Het liefst doe dat je samen met je vrijwilligers en stel je het daarna bij. 


Waarom een vrijwilligersbeleid?  

In veel organisaties zijn vrijwilligers onmisbaar. In een beleid leg je vast wat je samen hebt bepaald over de rol van vrijwilligers en hun werkzaamheden in de organisatie. Je koppelt hier taken, functies en verantwoordelijkheden aan. Nu heb je samen een basis waarop je kunt terugvallen. Een vastgesteld beleid helpt je ook als je nieuwe mensen wilt werven en voorkomt conflicten en ongelijke behandeling binnen de organisatie.  


De inhoud van een vrijwilligersbeleid  

Een vrijwilligersbeleid bestaat uit een aantal hoofdstukken waarin je als organisatie een aantal zaken vastlegt die je met elkaar hebt afgesproken. Dit staat erin:  

Richt je kort tot je nieuwe vrijwilligers. Heet je vrijwilliger(s) welkom en leg uit welke informatie ze in dit document zullen aantreffen en waarom die voor hen belangrijk is.  

Vertel kort iets over (het ontstaan van en de samenstellen van de mensen in) je organisatie, deel de missie, visie en doelstellingen die je organisatie heeft opgesteld en welke rol vrijwilligers in je organisatie spelen. Je nieuwe vrijwilliger(s) gaan immers deel uitmaken van het team en dragen bij aan het bereiken van je missie, visie en doelen! 

Hier neem je informatie op die goed is om bij de hand te hebben als nieuwe vrijwilliger. Je beschrijft: 

  • Op welke manier en door wie nieuwe vrijwilligers worden begeleid.
  • Bij wie de nieuwe vrijwilligers terecht kunnen met vragen.
  • Bij wie de nieuwe vrijwilligers terecht kunnen als er sprake is van een conflict of een onprettige situatie.
  • In welke situatie(s) je als organisatie en nieuwe vrijwilliger na een proefperiode beter afscheid van elkaar kunt nemen.
  • Welke groei- en trainingsmogelijkheden je (nieuwe) vrijwilligers biedt.

In dit hoofdstuk verzamel je alles wat van toepassing is op de werkvloer voor de vrijwilliger(s): 

  • De opgestelde huisregels (huisreglement) en/of een gedragscode.
  • Hoe je binnen je organisatie omgaat met conflicten en bij wie de vrijwilliger terecht kan.
  • In welke situatie en op welke manier je als organisatie en vrijwilliger afscheid van elkaar neemt.
  • Kledingvoorschriften (indien van toepassing).
  • Afspraken rondom de veiligheid van mensen, gebouwen en eventueel de collectie.
  • Afspraken over ziek- en betermeldingen en vakanties.
  • Wetten, regels, plichten en rechten die gelden voor jouw organisatie en, indien van toepassing, de vrijwilliger.
  • Informatie over verzekeringen (indien van toepassing).

Als laatste is het handig om een lijst met contactpersonen toe te voegen, zodat je vrijwilliger(s) weten welke persoon ze (met welke vraag of in welke situatie) kunnen aanspreken. Denk hierbij ook aan het vermelden van je vertrouwenspersoon en je aanspreekpunt binnen het bestuur.  

De vrijwilligersovereenkomst 

Elke vrijwilliger ondertekend een vrijwilligersovereenkomst. In deze overeenkomst is opgenomen wat de organisatie van je verwacht en dat jij hiermee instemt. Een voorbeeld van zo’n overeenkomst, die je ook kunt gebruiken binnen jouw organisatie, vind je op de website van de NOV.  


De Verklaring Omtrent het Gedrag (VOG) 

In sommige situaties is het verplicht voor een (potentiële) vrijwilliger om een Verklaring Omtrent het Gedrag (VOG) te kunnen voorleggen. Zo’n verklaring bewijst dat iemand in het verleden niets heeft gedaan waardoor de persoon een bepaalde taak of beroep niet mag uitoefenen. Een VOG is soms nodig voor mensen die aan de slag met vertrouwelijke gegevens, kwetsbare mensen, geld of kostbaarheden, of taken (gaan) uitvoeren voor een overheid. Lees alles over de VOG op de website van Justis.  

  • Op het Platform Vrijwilliger Inzet van de landelijke vrijwilligerskoepel NOV vind je nog meer achtergrondinformatie en handreikingen die je verder kunnen helpen bij het opstellen van je eigen vrijwilligersbeleid.
  • Voor musea en erfgoedorganisaties is er ook meer achtergrondinformatie en handreikingen te vinden op de website van de provinciale erfgoedhuizen.  

Vragen?

Heb je vragen over het vrijwilligersbeleid? Neem dan contact op met het Huis voor de Kunsten Limburg.

Huis voor de Kunsten Limburg
Huis voor de Kunsten Limburg

Algemeen

0475 399 299
info@hklimburg.nl
Het secretariaat is telefonisch bereikbaar van maandag t/m vrijdag

Culturele Wegwijzer

Terug naar Leden en vrijwilligers werven