Goed bestuur - Het bestuur

Dit type bestuur heeft naast bestuurlijke ook uitvoerende taken. Vooral bij kleinere organisaties vind je dit type bestuur. Door als bestuur ook uitvoerende taken te doen, krijg je een goed beeld van het dagelijks werk van de organisatie. Het nadeel is dat je daardoor snel veel tijd kwijt bent aan je vrijwilligerswerk. Zorg daarom voor een goede balans.  

Dit bestuur houdt zich bezig met het vormen van beleid. Ze beperken zich tot de hoofdtaken en het bepalen van de koers van de organisatie. Voor de uitvoering zetten zij vrijwilligers of professionele krachten in. Zorg er bij dit type bestuur voor dat je op de hoogte blijft van het werk van de vrijwilligers, zodat het beleid goed aansluit bij de praktijk. 

Ook dit bestuur houdt zich hoofdzakelijk bezig met het vormen van beleid voor de organisatie, maar in plaats van dit zelf te doen, vraagt dit bestuur input aan bijvoorbeeld vrijwilligers of (commissie)leden. Het bestuur besluit of het voorgestelde beleid doorgaat.

De personen in dit bestuur hebben naast hun wettelijke taken vooral een representatieve functie. Het doel van dit type bestuur is om bekendheid te geven aan de vereniging of stichting. Omdat een bekend gezicht verkoopt, is dit type bestuur met name handig als je als organisatie veel aan fondsenwerving moet doen. 

Dit bestuur heeft vooral een faciliterende taak. Zij zorgen ervoor dat de basis van de organisatie (financiën, huisvesting, personeel) op orde is. Je ziet dit type bestuur vaak bij organisaties die erg specialistische taken hebben en met specialisten werken. Het bestuur gaat niet over de inhoud van uitvoerende taken, zij maken het werk van de specialisten mogelijk.

Dit bestuur controleert de gang van zaken van de organisatie op een afstand. Je kunt voor dit type bestuur kiezen als taken helder en goed verdeeld zijn en er voldoende organisatiekracht is. 

Het bestuur kan uit een even of oneven aantal leden bestaan. Het voordeel van een oneven aantal bestuursleden is dat je bij het stemmen over besluiten altijd een meerderheid hebt. Bij een even aantal bestuursleden heb je kans dat de helft van de leden voor en de helft tegen een besluit stemt, waardoor het bestuur geen besluit kan nemen. Een groot bestuur met veel leden is niet praktisch bij het nemen van besluiten.

Bestuursleden moeten onafhankelijk zijn. Dit betekent dat bestuursleden geen familie van elkaar mogen zijn en geen zakelijke relatie mogen hebben.

De oprichter van de organisatie hoeft niet één van de bestuursleden te zijn, maar dat kan wel. Als het de bedoeling is dat je als oprichter betaald krijgt voor het werk bij de stichting, mag je niet in het bestuur zitten.

Bij het kiezen van bestuursleden, is het belangrijk om te bepalen of zij over de vaardigheden beschikken om hun taken uit te voeren en bestuurservaring hebben.

Het is handig om op zoek te gaan naar bestuursleden met verschillende eigenschappen, bijvoorbeeld mensen die verstand hebben van financiën, kennis van jouw vakgebied, of over een netwerk beschikken.

In de vacature voor een bestuurslid moet een specifiek profiel beschreven staan en vacatures voor bestuursleden moeten openbaar zijn. Ook moet de werving transparant zijn.

Wil je informatie en tips krijgen over het werven van bestuursleden? Ga dan naar de webpagina ‘Bestuursleden werven'.

Ga naar Bestuursleden werven

De voorzitter van een vrijwilligersorganisatie is het gezicht van de vereniging of stichting en geeft leiding aan de organisatie. De voorzitter heeft de volgende taken:

• Vertegenwoordigen van de vrijwilligersorganisatie binnen en buiten organisatie.
• Voorbereiden van bestuursvergaderingen, de vergaderingen voorzitten en ervoor zorgen dat alle agendapunten worden doorlopen.
• Leiden van het bestuur, het coördineren van verschillende taken binnen de organisatie en ervoor zorgen dat de bestuurswerkzaamheden en besluiten worden uitgevoerd.
• Inspireren, stimuleren en informeren van andere bestuursleden.
• Is verantwoordelijk voor de te nemen beslissingen. 

De secretaris zorgt dat de administratie van de vrijwilligersorganisatie op orde is. Waar de voorzitter de organisatie vertegenwoordigd als fysieke persoon, doet de secretaris dat op papier. De secretaris heeft de volgende taken:

• Opstellen van de agenda en notuleren van de bestuursvergaderingen.
• Zorgen dat de vergadering op tijd wordt gepland.
• In de gaten houden van procedures en actiepunten vastleggen.
• Schrijven van brieven en andere stukken van de organisatie.
• Bewaren en ontvangen van (afschriften van) ingekomen en uitgaande brieven en stukken.
• (In het geval van een vereniging) Bijhouden van de ledenadministratie.

De penningmeester beheert de financiën van de vrijwilligersorganisatie. Deze persoon kan gezien worden als de boekhouder van de organisatie. De penningmeester heeft de volgende taken:

• De kas bijhouden en beheren van de bankrekeningen.
• Verrichten en ontvangen van betalingen.
• Verzorgen van de administratie van inkomsten en uitgaven (bijhouden kas- en bankboek).
• Het bestuur regelmatig informeren over de financiële situatie van de vrijwilligersorganisatie.
• Subsidies aanvragen.
• Jaarlijks opstellen van de begroting en jaarrekening.
• (In het geval van een vereniging) informatie aandragen voor de kascontrolecommissie.

Bij grotere vrijwilligersorganisaties is het handig om het dagelijks bestuur aan te vullen met andere bestuursleden. Dat kunnen algemene bestuursleden zijn of bestuursleden met een specifieke verantwoordelijkheid, zoals PR & communicatie. Zo houdt je bestuurstaken haalbaar, haal je extra expertise aan boord en kun je je als dagelijks bestuur richten op de wettelijke verantwoordelijkheden. 

Naast een dagelijks bestuur is het voor verenigingen ook verplicht om een onafhankelijke kascommissie in te stellen. Deze commissie bestaat uit minimaal twee personen. Bestuursleden mogen geen deel uitmaken van de kascommissie. 

De kascommissie heeft als taak het controleren van inkomsten, uitgaven en banksaldi. Dat betekent dat de commissie toegang moet krijgen tot alle administratieve en financiële stukken van de vereniging, zoals bankafschriften, facturen en kassabonnen. De kascommissie heeft alleen een controlerende functie. Het bestuur is verantwoordelijk voor de uitgaven, inkomsten en eventuele verschillen hiertussen. De kascommissie wordt benoemd door de Algemene Ledenvergadering (ALV). 

Hieronder vind je enkele voorbeelden van hoe je kunt reflecteren op de organisatie: 

• Op project-of activiteitenniveau: Na een activiteit of project wordt kort geëvalueerd met de betrokken vrijwilligers en leden. Wat ging goed? Wat kan beter?
• Op bestuurlijk niveau: Het bestuur bespreekt jaarlijks tijdens een of meerdere bestuursvergaderingen zijn eigen functioneren. Hoe worden de bestuurstaken uitgevoerd? Hoe is de onderlinge samenwerking en de samenwerking met eventuele werkgroepen? Zijn er verbeterpunten?
• Op organisatieniveau: Leden en/of vrijwilligers krijgen de mogelijkheid om hun mening te geven over het reilen en zeilen binnen de organisatie. Bijvoorbeeld met een vragenlijst. Met een dergelijke bevraging breng je in kaart wat goed gaat en wat wellicht beter kan.   

Hieronder vind je enkele voorbeelden die te maken hebben met verantwoord besturen: 

• Bij de activiteiten die je organiseert kies je voor herbruikbare bekers of lokale producten.
• Jouw vereniging of stichting werkt samen met sociale initiatieven of biedt ruimte aan mensen met een afstand tot de arbeidsmarkt.
• Je kiest bewust voor een bank of leverancier met een duurzaam beleid.
• Vrijwilligers worden gestimuleerd om met ideeën te komen voor een groenere of socialere aanpak.