Goed bestuur - Effectief besturen

Wil je als bestuur inzetten op groei van je activiteiten of het aantal leden of vrijwilligers? Denk dan goed na of de organisatie dat aankan met de mensen, tijd en middelen die er nu zijn. Vraag jezelf ook af waarom je vrijwilligersorganisatie bestaat: wat is het doel en past de inzet van vrijwilligers daar nog bij? Het is belangrijk om hierin een goed evenwicht te houden.

Als je als bestuurder te veel taken zelf wil regelen, bestaat het gevaar dat je zaken mist. Maak taken klein en overzichtelijk voor anderen, want dan is de kans groter dat ook niet-bestuursleden ze willen doen. Kleine taken voelen minder zwaar en maken het makkelijker voor anderen om te helpen.
En vergeet niet: vele handen maken licht werk.

Je kunt er als bestuur ook voor kiezen om te werken met commissies of werkgroepen. Denk bijvoorbeeld aan de commissie die de PR & communicatie verzorgt of een commissie die de ledenadministratie bijhoudt. Personen die de commissies leiden kunnen het bestuur ook gevraagd of ongevraagd informeren en adviseren.  

Om taken goed te kunnen overdragen, is het handig als er voor elke taak twee mensen zijn. Zij kunnen elkaar aanvullen of vervangen. Zo kan één persoon het werk overnemen als de ander even niet kan of stopt met zijn vrijwilligerswerk.

Bij het delegeren van taken geldt ‘loslaten’ als de gouden tip. Als je als bestuur samenwerkt met vrijwilligers, zorg er dan voor dat je hen eigenaar maakt van hun vrijwilligerswerk. Dat betekent dat je hen ook de ruimte geeft om zaken op een eigen (soms andere manier dan je gewend bent) uit te voeren. Je blijft als bestuur natuurlijk wel verantwoordelijk voor het eindresultaat. 

In dit type vergadering is het doel om een beslissing te nemen over een bepaald onderwerp, een uitdaging of vraag die voorligt. Het is geen bijeenkomst waarin informatie wordt uitgewisseld of extra analyses worden toegevoegd. Het gaat hier om een simpele ‘ja’ of ‘nee’ – en in het geval van een ‘ja’, een ‘hoe (gaan we het doen)’. 

De voorbereiding voor dit type vergadering bestaat uit een compacte memo met een samenvattend document dat van tevoren gelezen moet worden door de deelnemers aan de vergadering. Op basis van de memo en informatie die voorligt, wordt een beslissing genomen. 

In dit type vergadering doet het hoofd van de vergadering een belangrijke mededeling of deelt informatie die relevant is voor meerdere personen of teams. Er is hier geen sprake van een actiepunt voor de deelnemers, ze moeten in eerste instantie alleen maar luisteren. Nadat de mededeling is gedaan, is er ruimte voor vragen en opmerkingen.

De voorbereiding voor dit type vergadering bestaat uit een korte memo die voorafgaand aan de vergadering wordt rondgestuurd. 

In dit type vergadering neemt iedereen actief deel aan een brainstorm over een thema, vraag, uitdaging of projectidee. Het doel van dit type vergadering is om ideeën, oplossingen etc. op te halen. Je kunt bij dit type vergaderingen verschillende brainstormtechnieken gebruiken.

De voorbereiding voor dit type vergadering bestaat uit een korte memo over de kwestie waar over gebrainstormd wordt. 

Dit omvat het plannen van de vergadering, het opstellen van de agenda, het uitnodigen van de deelnemers en het verzamelen van de benodigde documenten en informatie. Het voorbereiden van een vergadering is cruciaal om ervoor te zorgen dat deze productief en efficiënt verloopt. Hier zijn enkele stappen die je kunt volgen:

• Bepaal het doel van de vergadering: Zorg ervoor dat je een duidelijk doel hebt voor de vergadering (zie vorige punt). Wat wil je bereiken? Dit helpt om de focus te behouden en de vergadering doelgericht te houden.
• Stel een agenda op: Maak een gedetailleerde agenda met de onderwerpen die besproken moeten worden, inclusief tijdslimieten voor elk onderwerp. Dit helpt om de vergadering gestructureerd te houden en voorkomt dat discussies uitlopen.
• Kies de juiste deelnemers: Nodig alleen de mensen uit die echt nodig zijn voor de vergadering. Dit zorgt ervoor dat de discussie relevant blijft en voorkomt onnodige afleidingen.
• Verstuur uitnodigingen op tijd: Zorg ervoor dat je de uitnodigingen voor vergaderingen ruim van tevoren verstuurt, zodat deelnemers zich kunnen voorbereiden. Voeg de agenda en eventuele relevante documenten toe aan de uitnodiging.
• Voorbereiding van de deelnemers: Vraag de deelnemers om zich voor te bereiden door de agenda en documenten door te nemen. Dit zorgt voor een meer geïnformeerde en productieve discussie.
• Logistieke details: Zorg ervoor dat de vergaderruimte en eventuele technische benodigdheden klaar zijn voor aanvang van de vergadering. Dit voorkomt technische problemen tijdens de vergadering.
• Voorbereiding van de voorzitter: Als voorzitter moet je de vergadering leiden. Zorg ervoor dat je goed op de hoogte bent van de agendapunten en voorbereid bent om de discussie te sturen en actiepunten vast te leggen.

Tijdens de vergadering worden de agendapunten besproken, beslissingen genomen en acties toegewezen. Het is belangrijk om de tijd goed te beheren en ervoor te zorgen dat iedereen de kans krijgt om bij te dragen. Tijdens een vergadering zijn er verschillende aspecten waar je rekening mee moet houden om deze effectief te laten verlopen. Hier zijn enkele belangrijke punten:

• Houd je aan de agenda: Zorg ervoor dat je de agenda volgt en niet afdwaalt naar andere onderwerpen. Dit helpt om de vergadering gestructureerd en doelgericht te houden.
• Tijdbeheer: Stel tijdslimieten voor elk agendapunt en houd je hieraan. Dit voorkomt dat discussies te lang duren en zorgt ervoor dat alle punten aan bod komen.
• Actieve deelname: Moedig alle deelnemers aan om actief deel te nemen en hun mening te geven. Dit zorgt voor een bredere input en betere besluitvorming.
• Notulen maken: Zorg ervoor dat er iemand is aangewezen om notulen te maken. Dit helpt om actiepunten en beslissingen vast te leggen en zorgt voor een duidelijke opvolging.
• Respecteer elkaar: Laat iedereen uitspreken en luister naar elkaars bijdragen. Dit bevordert een respectvolle en constructieve sfeer.
• Actiepunten en opvolging: Noteer duidelijke actiepunten en wijs verantwoordelijkheden toe. Zorg ervoor dat er een systeem is voor het opvolgen van deze actiepunten na de vergadering.

Na de vergadering worden de notulen verspreid, worden de acties opgevolgd en wordt er gezorgd voor eventuele verdere communicatie of opvolging. Na de vergadering zijn er enkele belangrijke stappen die je moet volgen om ervoor te zorgen dat de besproken punten en actiepunten effectief worden opgevolgd:

• Notulen verspreiden: Zorg ervoor dat de notulen van de vergadering zo snel mogelijk worden verspreid onder alle deelnemers. Dit helpt iedereen om de besproken punten en gemaakte afspraken te herinneren.
• Actiepunten opvolgen: Controleer of alle toegewezen actiepunten duidelijk zijn en dat iedereen weet wat er van hen wordt verwacht. Stel deadlines voor deze actiepunten en zorg voor een systeem om de voortgang te volgen.
• Feedback verzamelen: Vraag om feedback van de deelnemers over de vergadering. Wat ging goed en wat kan beter? Dit helpt om toekomstige vergaderingen te verbeteren.
• Communicatie onderhouden: Blijf communiceren met de deelnemers over de voortgang van de actiepunten en eventuele updates. Dit zorgt ervoor dat iedereen op de hoogte blijft en betrokken blijft bij het proces.

Voor een constructieve manier van vergaderen is het nodig om goed met elkaar te kunnen communiceren en samenwerken. Daarbij is het van belang om rekening te houden met onderstaande punten:

• Toon begrip.
• Praat vanuit jezelf en niet voor of namens anderen.
• Neem een positieve en oplossingsgerichte houding aan.
• Blijf respectvol, ondanks eventuele irritaties.
• Houd rekening met andermans communicatiestijl.
• Communiceer duidelijk.
• Stel vragen als iets onduidelijk is voor je.
• Sta open voor andermans argumenten.
• Luister oprecht.
• Voorkom welles/nietes discussies.
• Houd regie op je emoties.
• Voorkom dat situaties persoonlijk worden.
• Maak gebruik van gepaste humor.
• Geef constructieve of opbouwende feedback.

Wil je meer informatie en tips over het voeren van een strategische dialoog? Lees dan bijvoorbeeld het boek ’21 geheimen van een strategische dialoog’ van Remco de Beer.