Naast de statuten stel je ook een huishoudelijk reglement op voor je vrijwilligersorganisatie. In de statuten zet je alles wat minstens vijf jaar zal blijven gelden. Alle overige zaken die je wilt vastleggen, zet je in het huishoudelijk reglement. Dit zijn dus afspraken, regels en richtlijnen die misschien op korte of middellange termijn kunnen veranderen.
Het huishoudelijk reglement
Houd deze punten in gedachten bij het opstellen van een huishoudelijk reglement. Het huishoudelijk reglement:
- Is een aanvulling op de statuten. Hier komt dus niet hetzelfde in te staan;
- Bevat afspraken, regels en richtlijnen;
- Beschrijft de verantwoordelijkheden, taken en bevoegdheden van bestuursleden. Er wordt aangegeven wat er van het bestuur als geheel én de afzonderlijke bestuursfuncties wordt verwacht en wat hun bevoegdheden zijn;
- Legt uit hoe het bestuur besluiten neemt en uitvoert: hoe een besluit tot stand komt, wie welk besluit mag nemen en wie niet, wanneer een besluit geldig is en wanneer niet;
- Kan procedures en werkwijzen vastleggen of er kan naar beschrijvingen hiervan worden verwezen;
- Mag niet in tegenspraak zijn met de statuten. Als dit toch gebeurt, gelden de statuten;
- Kan alleen worden gewijzigd door een bestuursbesluit. Bij een vereniging kan dit ook via de Algemene Ledenvergadering;
- Legt vast hoe het reglement gewijzigd kan worden (bijvoorbeeld meerderheid, twee derde meerderheid of alleen bij unanimiteit);
- Is openbaar en kan door belangstellenden, zoals financiers, worden opgevraagd;
- Beschrijft wat er gebeurt bij overtreding van het reglement, bijvoorbeeld royement (het beëindigen van het lidmaatschap van iemand);
- Bevat de standaardbepaling: “In alle gevallen waarin de wet, de statuten en dit huishoudelijk reglement niet voorziet, beslist de voorzitter”.
