Voldoen aan wettelijke verplichtingen en transparantie.
Binnen je vereniging of stichting is goed bestuur verplicht. Er gelden wettelijke eisen waaraan je als bestuur moet voldoen: de Wet Bestuur en Toezicht Rechtspersonen (WBTR), de registratie van de Ultimate Beneficial Owner (UBO) en de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG).
We lichten de wet- en regelgeving hieronder verder toe.
De wettelijke eisen voor goed bestuur zijn vastgelegd in de Wet Bestuur en Toezicht Rechtspersonen (WBTR) die op 1 juli 2021 is ingegaan voor alle verenigingen en stichtingen. Je bent als vereniging of stichting verplicht om aan deze wet te voldoen.
De wettelijke eisen van de WBTR gaan over goed bestuur en aansprakelijkheid, belet en ontstentenis (als een bestuurder of toezichthouder tijdelijk of definitief zijn taken niet meer kan uitoefenen), meervoudig stemrecht, tegenstrijdig en toezicht. De WBTR is er om de kwaliteit van het bestuur van verenigingen en stichtingen te verbeteren en om hen te beschermen tegen misstappen als fraude, onoplettendheid van bestuur, verstrengeling van belangen, zelfverrijking of bewust wanbeheer.
Meer informatie over de WBTR vind je op de website van de Rijksoverheid.
Bij de oprichting van een vereniging of stichting schrijf je de uiteindelijke belanghebbenden van jouw vrijwilligersorganisatie (de zogenaamde Ultimate Beneficial Owners, afgekort 'UBO') in het UBO-register van de Kamer van Koophandel.
Het UBO-register helpt fraude en witwassen te voorkomen. In het register staat per organisatie vermeld wie de uiteindelijke belanghebbende (UBO) is. Dit is de persoon die de eigenaar is of zeggenschap heeft over de vereniging of stichting en belangrijke beslissingen kan nemen over de organisatie. De overheid gebruikt de registers om criminaliteit op te sporen. Een vereniging met beperkte rechtsbevoegdheid hoeft geen UBO's in te schrijven.
Het UBO-register bestaat sinds 27 september 2020. Als je jouw organisatie na die datum hebt ingeschreven bij de Kamer van Koophandel of je moet je nog inschrijven, dan hoef je niets te doen en wordt het automatisch voor je geregeld. Heb je jouw vereniging of stichting vóór 27 september 2020 opgericht, dan ben je wettelijk verplicht om je in te schrijven in het register. Je kunt je kosteloos inschrijven via de website van de Kamer van Koophandel. Als je de UBO’s van jouw vereniging of stichting niet opgeeft, kun je een boete of dwangsom krijgen.
Meer informatie over de UBO vind je op de website van de Kamer van Koophandel.
Als vereniging of stichting verwerk je persoonsgegevens van onder andere je leden (ledenadministratie) en/of vrijwilligers. De Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) gaat over privacy en stelt eisen aan organisaties voor het verzamelen en gebruiken van persoonsgegevens. Organisaties die zich niet aan de regels houden, kunnen een boete krijgen.
Meer informatie over de AVG vind je op de website van de Autoriteit Persoonsgegevens.
Het Huis voor de Kunsten Limburg heeft in samenwerking met Legal Lab van Hogeschool Zuyd een stappenplan ontwikkeld dat je kunt gebruiken om te controleren of je vrijwilligersorganisatie en de statuten aan de WBTR voldoen en op welke punten je de statuten eventueel moet aanpassen.
Wil je weten hoe je de UBO’s bepaalt voor jouw stichting? Kijk dan op de webpagina 'Wie zijn de UBO's van je stichting?' van de Kamer van Koophandel.
Ga naar 'Wie zijn de UBO's van je stichting?'
Kijk voor meer informatie over het inschrijven, wijzigen of uitschrijven van personen in het UBO-register op de webpagina 'UBO-opgave' van de Kamer van Koophandel.
Als je als vereniging of stichting persoonsgegevens van bijvoorbeeld je leden en/of vrijwilligers verwerkt, moet je aan een aantal verplichtingen voldoen, zoals het bijhouden van een verwerkingsregister en het opstellen van een privacyverklaring. Meer informatie over wat de privacywet AVG voor jouw stichting of vereniging betekent vind je op de website van de Kamer van Koophandel.
Ga naar 'Dit betekent privacywet AVG voor je vereniging of stichting'
Meer informatie over het opstellen van een verwerkingsregister en een privacyverklaring vind je op de website van de Autoriteit Persoonsgegevens.
Digitale veiligheid gaat over het beschermen van gegevens, systemen en communicatie tegen misbruik, verlies of diefstal. In een tijd waarin veel communicatie en administratie digitaal gebeurt, is het belangrijk dat bestuursleden en vrijwilligers veilig omgaan met gegevens. Denk aan persoonsgegevens van leden, vrijwilligers of bezoekers, financiële informatie of interne (vertrouwelijke) documenten.
Goed ICT-beheer voorkomt problemen zoals datalekken, virussen of het verlies of onbedoeld verspreiden van belangrijke of persoonlijke gegevens. ICT-beheer betekent dat je zorgt dat alle digitale middelen (zoals computers, e-mail, software en websites) goed werken en veilig zijn ingericht.
Voorbeelden uit de praktijk:
Voor de culturele sector zijn daarnaast drie gedragscodes opgesteld: de Governance Code Cultuur, de Fair Practice Code en de Code Diversiteit en Inclusie. Handelen volgens deze codes en uitleggen hoe je ze toepast, is vaak een voorwaarde om in aanmerking te komen voor subsidies.
We lichten de drie codes hieronder verder toe.
De Governance Code Cultuur biedt richtlijnen voor goed, verantwoord en transparant bestuur en richtlijnen voor toezicht daarop. De Code gaat over het gehele proces van besturen: beleid, besluitvorming, uitvoering, toezicht en verantwoording. Het helpt bestuurders bewust te reflecteren aan de hand van vragen als: Hoe doen we het eigenlijk? Waarom doen we het zo? Wanneer doen we het goed?
De Code bestaat uit acht principes. Bij elk principe zijn aanbevelingen opgesteld die concrete aanwijzingen geven voor handelen. De mate waarin je de code toepast hangt af van het bestuursmodel en de grote van je organisatie.
Op de website van de Cultuur+Ondernemen vind je meer informatie over de gedragscode en kun je de code downloaden.
De Governance Code Cultuur is vernieuwd en gaat in januari 2027 in. De bijbehorende handreikingen op de website van Cultuur + Ondernemen worden stapsgewijs aangepast. Lees hier alles over de vernieuwde Code.
De Fair Practice Code is een richtlijn voor het ondernemen en werken in de kunst-, cultuur- en creatieve sector en is gebaseerd op vijf kernwaarden: solidariteit, diversiteit, duurzaamheid, vertrouwen en transparantie.
De Fair Practice Code is bedoeld als handvat voor iedereen in de cultuursector om met elkaar in gesprek te gaan en te reflecteren op de culturele werkpraktijk en dan vooral de werkverhoudingen in de sector en de waarde van en waardering voor kunst en cultuur. Je past de code toe door jezelf af te vragen hoe de vijf waarden aansluiten bij de werkpraktijk van jouw vereniging of stichting. Waar is ruimte voor verbetering? De code reikt een aantal onderwerpen aan waaraan je je eigen praktijk kunt toetsen en waarover je in gesprek kunt gaan met de mensen en organisaties met wie je samenwerkt.
De code is op iedereen van toepassing. Van opdrachtgevers, werkgevers, werknemers, zelfstandige professionals tot stagiairs en vrijwilligers. Zo horen bijvoorbeeld dansers, kunstenaars, muzikanten, restauratoren, filmmakers, ontwerpers, maar ook alle ondersteuners, technici, productiemedewerkers, subsidieverstrekkers en bestuurders tot de doelgroep.
Op de website van de Fair Practice Code vind je meer informatie over de gedragscode en kun je de gedragscode downloaden.
De Code Diversiteit & Inclusie is een gedragscode die culturele organisaties helpt om meer divers en inclusief te worden.
Op de website van de Code Diversiteit & Inclusie vind je meer informatie over de gedragscode en kun je de code downloaden.
We geven hieronder praktische tips over hoe je de drie gedragscodes in de praktijk kunt toepassen binnen jouw vereniging of stichting.
In jaarverslagen leg je verantwoording af over de toepassing van de code. Ook als je subsidies aanvraagt, moet je toelichten in hoeverre je aan de code voldoet. Op de website van Cultuur+Ondernemen vind je enkele tools die je helpen om de Code toe te passen in de praktijk. Bijvoorbeeld als het gaat om de verantwoording van de toepassing van de Code in jaarverslagen van de vereniging of stichting.
Als je de code gaat toepassen, baseer je dat op de acht principes van de code. De beschrijving en toelichting van de code geven je handvatten om te kijken in hoeverre jouw vereniging of stichting aan een principe voldoet. Wees hierbij open en transparant. Voldoe je niet volledig aan een principe? Geef dat dan eerlijk aan. Leg altijd uit waarom je wel of niet aan een principe voldoet, of welke stappen je gaat nemen om er wel aan te voldoen. Sommige zaken zijn misschien niet van toepassing op jouw vereniging of stichting, geef dat ook duidelijk aan.
In jaarverslagen leg je verantwoording af over de toepassing van de code. Ook als je subsidies aanvraagt, moet je toelichten in hoeverre je aan de code voldoet.
In jaarverslagen leg je verantwoording af over de toepassing van de code. Ook als je subsidies aanvraagt, moet je toelichten in hoeverre je aan de code voldoet.
Via de website van de Code Diversiteit & Inclusie kun je een stappenplan doorlopen. Dit helpt je inzicht te krijgen in waar je organisatie staat op het gebied van diversiteit en inclusie en welke stappen je nog kunt zetten.
Heb je vragen over één of meerdere onderwerpen van het thema goed bestuur? Het Huis voor de Kunsten Limburg adviseert en ondersteunt verenigingen, groepen en stichtingen in de amateurkunst- en erfgoedsector. Stichting Klankkleur Limburg adviseert en ondersteunt muziekverenigingen, koren en tamboerkorpsen die zijn aangesloten bij de Limburgse Bond van Muziekverenigingen (LBM), Verbindend Netwerk Koorzang Limburg (VNK-L) en de Limburgse Bond van Tamboerkorpsen (LBT). Neem dus gerust contact met ons op.
