Goed bestuur - Verantwoordelijkheden en aansprakelijkheden van het bestuur

Ben je als bestuurslid van een vereniging of stichting niet ingeschreven bij de Kamer van Koophandel of zijn de statuten nog niet gedeponeerd? Dan ben je als bestuurslid hoofdelijk aansprakelijk. Dat wil zeggen dat je kunt worden gedwongen om een verplichting na te komen. Heeft de stichting of vereniging bijvoorbeeld schulden? Dan wordt niet de vereniging of stichting verplicht gesteld om die schulden terug te betalen, maar de bestuursleden.

Interne aansprakelijkheid is de aansprakelijkheid tegen de rechtspersoon, in dit geval dus de stichting of vereniging. Bestuursleden en (indien aan de orde) toezichthouders van de Raad van Toezicht hebben de verplichting tot ‘behoorlijk te bestuur’ van de vereniging of stichting. Ze moeten hun bestuurstaken naar behoren uitvoeren. Doen ze dat niet, dan kunnen ze (persoonlijk) aansprakelijk worden gesteld. 

Als een rechtspersoon (de vereniging of stichting in dit geval) onzorgvuldig handelt naar derden, oftewel externe partijen als subsidieverstrekkers of publiek van een evenement, dan kan de vereniging of stichting aansprakelijk worden gesteld. Dat noemen we externe aansprakelijkheid. In het geval van externe aansprakelijkheid kunnen naast de vereniging of stichting ook bestuursleden aansprakelijk worden gesteld, bijvoorbeeld als zij een overeenkomst niet nakomen of onrechtmatig gehandeld hebben (zie ‘persoonlijke aansprakelijkheid’). 

Bestuursleden zijn gezamenlijk verantwoordelijk voor het functioneren en besturen van de vereniging of stichting. Het bestuur kan als collectief aansprakelijk worden gesteld voor de fouten die jij als individueel bestuurslid maakt of voor schade die derden lijden door jouw handelen, maar dus ook voor fouten die medebestuursleden maken. Dit noemen we ‘onbehoorlijk bestuur’. Fouten die gemaakt worden hebben vaak te maken met nalatigheid of het niet voldoen aan administratieve verplichtingen. Ernstige gevallen gaan over fraude of andere strafbare feiten die bestuursleden plegen. Hieronder vind je enkele voorbeelden van onbehoorlijk bestuur:

• Onvoldoende deskundigheid of besluiteloosheid.
• Het niet (tijdig) informeren van eventuele toezichthouders van de stichting over ontwikkelingen die voor hen van belang zijn.
• Niet voldoen aan de eisen van subsidieverstrekkers. Hierdoor kan subsidie worden teruggevorderd.
• Nalaten om de boekhouding bij te houden, de jaarrekening niet laten opmaken of niet binnen een half jaar na het afsluiten van het boekjaar voorleggen of bewust een ander beeld schetsen (misleiding) van de financiële positie van de vereniging of stichting.
• Handelen in strijd met de doelstellingen van de vereniging of stichting zoals die in de statuten staan vermeld.
• Tegenstrijdige belangen van een bestuurslid negeren. 

Meer informatie over de verschillende vormen van aansprakelijkheid vind je op de website van het Ondernemersplein.

Ga naar 'Ondernemersplein' 

• Controleer of de statuten van de vereniging of stichting in een notariële akte zijn vastgelegd (en dus door een notaris zijn opgesteld). Controleer ook of je vrijwilligersorganisatie is ingeschreven in het handelsregister van de Kamer van Koophandel. Het is belangrijk om de inschrijving actueel te houden. Gaan bestuursleden weg of komen er nieuwe leden bij? Geef dit dan tijdig door.
• Moet je als bestuur belangrijke besluiten nemen? Bekijk dan de statuten en regelementen van de vereniging of stichting. Deze dienen als inhoudelijke leidraad, maar geven ook aan wie bevoegd is om een formeel besluit te nemen.
• Neem je een belangrijk besluit, leg dat dan schriftelijk vast, bijvoorbeeld in notulen.
• Maak altijd duidelijke taak- en functieomschrijvingen voor bestuursleden. Deze kun je gebruiken als bewijs mocht een taak niet naar behoren worden uitgevoerd.
• In de statuten wordt vastgelegd wie ‘vertegenwoordigingsbevoegd’ is bij het aangaan van overeenkomsten. Vaak ligt die bevoegdheid bij twee bestuursleden. Houd hier rekening mee bij het aangaan van overeenkomsten. Als overeenkomsten door andere bestuursleden worden aangegaan, kunnen die niet rechtsgeldig zijn.
• Leg afspraken die je met derden maakt altijd schriftelijk vast.
• Laat je (juridisch of inhoudelijk) adviseren bij het nemen van belangrijke besluiten, vooral als ze grote gevolgen hebben voor het beleid of financiën van de organisatie.
• Neem meteen actie als je opmerkt dat een of meerdere bestuursleden hun taken niet vervullen of verantwoordelijkheden niet nakomen (onbehoorlijk besturen).