Goed bestuur - Beleid opstellen en verantwoorden

Beleid dat wordt opgesteld met inbreng of raadpleging van medebestuursleden, commissieleden, een vertegenwoordiging van je leden en vrijwilligers en/of externe partijen (bijvoorbeeld publiek) zorgt voor een goede aansluiting op de praktijk en is vaak realistisch. Het betrekken van deze mensen zorgt er ook voor dat je beleid gedragen wordt door degenen die er uitvoering aan moeten geven. 

Het oprichten van een vereniging of stichting is vaak een goed moment om beleid op te stellen. Bestaat je organisatie al wat langer, dan kunnen interne veranderingen, nieuwe inzichten, maatschappelijke ontwikkelingen of subsidierelaties aanleiding zijn om het bestaande beleid aan te scherpen of te herformuleren.

In deze stap werk je het beleid concreet uit. Je doet onderzoek en raadpleegt belanghebbenden: je bevraagt leden en vrijwilligers, houdt rekening met maatschappelijke ontwikkelingen, bekijkt subsidievoorwaarden en onderzoekt de omgeving waarin je organisatie actief is. Op basis van je bevindingen maak je een analyse en bepaal je wat je precies gaat doen en met welke middelen.

In deze stap wordt een besluit genomen over het voorgestelde beleid. Bij een stichting doet het bestuur (en indien van toepassing de Raad van Toezicht) dit. Bij een vereniging moet het opgestelde beleid eerst worden voorgelegd aan de leden tijdens de Algemene Jaarvergadering (ALV). De leden hebben namelijk inspraak.   

Het beleid wordt in de praktijk gebracht en uitgevoerd door het bestuur, leden, commissies,  vrijwilligers, artistiek begeleiders en eventuele samenwerkingspartners met de beschikbare financiële middelen.   

Na een bepaalde periode wordt het beleid geëvalueerd om te kijken of de doelen zijn gerealiseerd en of er eventuele bijsturing nodig is. Zo ja, dan start de cyclus weer van vooraf aan met de agendavorming. Beleid wordt vaak geëvalueerd via jaarverslagen en jaarrekeningen (zie het kopje 'Beleid verantwoorden' op deze pagina).  

Langetermijnbeleid richt zich op een periode van tien jaar en bepaalt de koers in de verre toekomst. In een beleidsplan voor de lange termijn zet je de grote lijnen en idealen uit. Het voordeel van dit beleid is dat er een stip op de horizon is waar je naartoe kunt werken. Dit zorgt voor continuïteit, ook bij bestuurswisselingen. Het nadeel van dit type beleid is dat externe omstandigheden die je nu niet kunt voorzien ervoor zorgen dat je je beleid niet of maar deels kunt realiseren. 

Middellangetermijnbeleid richt zich op een periode van drie tot vijf jaar. Bij dit type beleid kun je in tegenstelling tot langetermijnbeleid gerichter doelen opstellen. Ook bij dit type beleid ben je nog in grotere mate afhankelijk van externe omstandigheden die je beleid en dus de realisatie ervan kunnen beïnvloeden. 

Kortetermijnbeleid richt zich op een periode van een jaar. Bijna iedere organisatie werkt met een beleidsplan op jaarbasis, ook wel jaarplan genoemd. Een jaarplan maakt duidelijk wat je doelstellingen zijn voor het komende jaar en hoe je daar uitvoering aan geeft. Een jaarplan is heel concreet. Dat wat je in dat kader gaat doen kan een onderdeel zijn van een middellange- of langertermijnbeleid.   

Een beleidsplan kun je als volgt opzetten: 

• Inleiding: Beschrijf waarom je dit plan opstelt (de aanleiding), hoe het tot stand is gekomen, voor welke periode het geldt, wie het heeft samengesteld en wie je wilt bedanken.
• Omschrijving van de organisatie: Geef een korte (ontstaans)geschiedenis van de organisatie, beschrijf de huidige situatie en formuleer de missie en visie.
• Strategie: Beschrijf de doelen van de organisatie op lange, middellange en korte termijn, en hoe je die wilt bereiken. Houd daarbij rekening met de sterke en zwakke punten van de organisatie, en met de kansen en uitdagingen die je ziet.
• Activiteitenplan: Maak een overzicht van de concrete activiteiten die je gaat uitvoeren. Geef aan wat je gaat doen, waarom, binnen welke termijn, hoe en met welke middelen (financieel en qua mankracht).
• Begroting: Geef een overzicht van de verwachte uitgaven en inkomsten, gekoppeld aan het activiteitenplan, en voeg eventueel een korte toelichting toe.

In een jaarverslag kijk je terug op de activiteiten van het afgelopen jaar en laat je zien hoe deze hebben bijgedragen aan de doelen die je hebt gesteld.

Een jaarrekening is een jaarlijks overzicht van de financiële situatie van een organisatie. Het omvat een jaarverslag van het bestuur (samenvatting van de belangrijkste beleidskeuzes), een balans, een resultatenrekening of winst- en verliesrekening van het afgelopen jaar, een toelichting op deze onderdelen, het kasstroomoverzicht en in bepaalde gevallen een accountantsverklaring.