De veilige club - stap 5

Je hebt de risico’s en aandachtspunten voor jouw organisatie in kaart gebracht. De werkgroep gaat nu aan de slag met het opstellen van een plan. Hierin worden alle afspraken rondom sociale veiligheid vastgelegd. Zo voorkom je dat 'sociale veiligheid' iets vrijblijvends wordt.

Het plan rondom sociale veiligheid bestaat in ieder geval uit de volgende onderdelen:

1. Gedragscode
2. Aannamenbeleid
3. Meldprocedure
4. Borging van privacy
    

Actie 1: Stel een gedragscode op

In de gedragscode omschrijf je wat gewenst en ongewenst gedrag is. Deze regels gelden voor iedereen binnen de organisatie, maar ook externen zoals en publiek en partners.

Voorbereiding 

Voor je met de gedragscode aan de slag gaat is het handig om na te denken over wat je wil bereiken en wat je als organisatie belangrijk vindt. Bespreek daarom met het kernteam eerst wat je wil bereiken met de gedragsregels? Wat draag je bijvoorbeeld over aan nieuwe leden of vrijwilligers? Zijn er specifieke situaties waarover je afspraken wilt maken?

Opstellen gedragscode

De werkgroep gaat aan de slag met het opstellen van de gedragscode. Gebruik daarvoor de input uit de risicoanalyse van stap 4 (risico’s en aandachtspunten) en uit de voorbereiding van deze actie (doel gedragsregels en kernwaarden).

Een gedragscode bevat in ieder geval deze elementen:

• Hoe gaan we met elkaar om? Hoe zorgen we dat iedereen zich fijn en veilig voelt? Denk aan taalgebruik, omgangsvormen, gelijkwaardigheid en inclusie.
• Welke grenzen stellen we? Denk bijvoorbeeld aan: geen intimidatie, pesten, discriminatie of seksueel grensoverschrijdend gedrag.
• Wat spreken we af rondom communicatie en privacy? Hoe gaan we bijvoorbeeld om met sociale media en het delen van foto’s?
• Hoe meld je ongewenst gedrag? Welke procedure moet een melder volgen? Wie wijs je aan als aanspreekpunt bij vragen of problemen?  
• Wat zijn gevolgen bij overtreding? Wat gebeurt er als iemand zich niet aan de regels houdt? 

Actie 2: Maak een aannamebeleid

Werk je met vrijwilligers of opdrachtnemers? Dan is het belangrijk om na te denken over hoe je selecteert. Zorg ervoor dat je:

• referenties nagaat;
• duidelijk bent over de verwachtingen op het gebied van sociale veiligheid;
• een proefperiode aangaat en deze periode evalueert.

Verklaring Omtrent Gedrag (VOG)

Komen vrijwilligers in aanraking met kwetsbare doelgroepen? Maak het vragen van een VOG dan onderdeel van de procedure.

Nieuwe leden

Ook met nieuwe leden ga je in gesprek over sociale veiligheid. Laat ze niet alleen de gedragscode ondertekenen, bespreek het ook met ze. Dan weet je zeker dat de boodschap helder is.

Actie 3: Richt een meldprocedure in

Beschrijf welke stappen er doorlopen worden op het moment dat je iets wilt melden. Houd het eenvoudig: wie kan je bellen of mailen en wat gebeurt er daarna? 

Zorg ervoor dat deze procedure voor iedereen inzichtelijk en gemakkelijk vindbaar is.

Actie 4: Borg privacy en zorgvuldigheid

Maak afspraken over hoe je omgaat met informatie. Meldingen moeten vertrouwelijk worden behandeld en alleen worden gedeeld met wie nodig is om het probleem op te lossen.

Ben je klaar voor de volgende stap

Je hebt nu een plan. In de volgende stap maak je afspraken met de leden.

> Ga naar Stap 6 - Deel afspraken met de leden

< Ga naar Stap 4 - Inventariseer en bespreek risico's

Vragen?

Heb je vragen over deze stap, wil je even sparren of checken of je de juiste richting opgaat? Neem gerust contact met ons op. Het Huis voor de Kunsten Limburg adviseert en ondersteunt verenigingen, groepen en stichtingen in de amateurkunst- en erfgoedsector. Stichting Klankkleur Limburg adviseert en ondersteunt muziekverenigingen, koren en tamboerkorpsen die zijn aangesloten bij de Limburgse Bond van Muziekverenigingen (LBM), Verbindend Netwerk Koorzang Limburg (VNK-L) en de Limburgse Bond van Tamboerkorpsen (LBT).