Projectfinanciering - Stap 2

Bij een sterk projectplan hoort een realistische begroting: een overzicht van alle verwachte inkomsten én uitgaven voor jouw project. Een begroting helpt je om te bepalen hoeveel budget er nodig is om het project uit voeren, en om financiële beslissingen transparanter te maken richting samenwerkingspartners.

Actie 1: Maak doordachte keuzes op basis van je begroting

Onderaan de streep van de kosten- of uitgavenkant van een begroting staat een schatting van je projectkosten. Als je een realistische schatting wil maken, onderbouw deze dan met reële offertes van derden. 

Onderaan de streep van de opbrengst- of ontvangstenkant van een begroting staat de dekking van je projectkosten. Bestudeer vooraf de voorwaarden en kaders van een fonds om een zo realistisch mogelijke schatting te kunnen maken.

Op basis van een begroting kun je doordachte keuzes maken, zoals welke uitgaven je misschien beter kunt uitstellen of schrappen, en hoeveel fondsen je wellicht moet aanschrijven om je kosten te kunnen dekken. 

Actie 2: Zet je projectbegroting overzichtelijk op

Maak het financiële plaatje van het project inzichtelijk! Onder het kopje ‘Tool: voorbeeldtabel van een begroting’ zie je een fictief voorbeeld van een basisbegroting. Dit sterk vereenvoudigde model geeft inzicht én overzicht in de verschillende kostenposten en hun dekking. Houd bij het opstellen van een begroting rekening met het volgende: 

• Zorg dat de begroting sluitend is: alle kosten moeten vooraf worden afgedekt met (mogelijke) inkomsten;
• Laat zien welke kostenposten er allemaal gemoeid zijn met jouw project. Verdiep je hierin, zodat je geen (voor de hand liggende) kostenposten vergeet;
• Onderbouw grote kostenposten altijd met officiële offertes. Onderbouw in de begroting opgevoerde honoraria/personele kosten met een duidelijke urenberekening. In geval van het laatste, verdiep je in het belang van fair practice;
• Maak inzichtelijk hoe je dekkingsplan er uitziet. Uit welke bronnen heb je al geld gevonden om dit project te financieren? Denk aan: inbreng eigen middelen, externe financieringsbronnen (subsidies, fondsen, sponsoring, crowdfunding), opbrengst kaartverkoop of andere acties (merchandising). Denk ook aan sponsoring in natura (deze vertegenwoordigt een bepaalde geldwaarde);
• Indien je een ‘Go or No Go’-moment hebt vastgesteld, vermeld dit dan ook.

Ben je klaar voor de volgende stap? 

Je weet nu hoe je een basisbegroting opstelt en waarom deze bijdraagt aan transparante en doordachte financiële keuzes. In de volgende stap verken je de verschillende financieringsbronnen en breng je in kaart welke opties het best passen bij jouw project of idee.

> Ga naar Stap 3 - Onderzoek naar financieringsbronnen

< Terug naar Stap 1 - Van het hoofd naar het papier

Vragen?

Heb je vragen over deze stap, wil je even sparren of checken of je de juiste richting opgaat? Neem gerust contact met ons op. Het Huis voor de Kunsten Limburg adviseert en ondersteunt verenigingen, groepen en stichtingen in de amateurkunst- en erfgoedsector. Stichting Klankkleur Limburg adviseert en ondersteunt muziekverenigingen, koren en tamboerkorpsen die zijn aangesloten bij de Limburgse Bond van Muziekverenigingen (LBM), Verbindend Netwerk Koorzang Limburg (VNK-L) en de Limburgse Bond van Tamboerkorpsen (LBT).