Wanneer er geld binnenkomt om jouw droom te realiseren, begint het eigenlijk pas! Hoe richt je jouw project succesvol in als je eenmaal van start gaat? Wat zorgt ervoor dat de uitvoering soepel verloopt? Waar moet je rekening mee houden in de eindafrekening in het geval van een projectsubsidie?
Eindafrekening
Is je aanvraag goedgekeurd en heb je de beschikkingsbrief ontvangen? Loop dan zorgvuldig na welke informatie je na afloop van het project moet aanleveren. Dit is onderdeel van je projectorganisatie. Richt je organisatie zó in dat de uitvoering van je project soepel verloopt.
Houd rekening met het volgende:
- Bewaar alle facturen en bonnetjes goed. Deze heb je nodig voor de eindafrekening. Maak afspraken wie verantwoordelijk is voor het verzamelen hiervan;
- Zorg dat facturen aan het juiste format voldoen en bijvoorbeeld de juiste naam er boven hebben (van de stichting of vereniging en niet van de privé persoon);
- Moet je een overzicht van persuitingen aanleveren? Bewaar dan alle krantenartikelen, maak screenshots van digitale media en sla foto’s op voor een beeldverslag.
In de meest voorkomende gevallen dien je na afloop van het project een eindafrekening in. Wat houdt dit in? Bij een eindafrekening breng je de daadwerkelijke kosten en opbrengsten in kaart. De kosten onderbouw je met facturen en betaalbewijzen, daarom is het van belang deze zorgvuldig te bewaren.
Een fonds of subsidieverstrekker gebruikt de eindafrekening om te bepalen of hun financiële bijdrage gerechtvaardigd is. In geval van een subsidie zal een subsidieverstrekker altijd de toegekende bijdrage naar beneden vaststellen als bijvoorbeeld blijkt dat het project winst heeft gemaakt, tenzij er gegronde redenen zijn om een uitzondering te maken. Dit heeft te maken met het feit dat subsidies bekostigd worden uit belastinggeld, en dat is van iedereen. Publiek geld wordt in de vorm van subsidies ingezet om maatschappelijke uitdagingen/problemen aan te pakken. In geval van een eindafrekening betekent dat het afrekenen van een subsidie doorgaans meer papierwerk met zich meebrengt, dan het afrekenen bij private fondsen.
Ben je klaar met deze stap?
Je weet nu hoe je een aanvraag indient, een projectplan schrijft, een begroting opstelt en een aanbiedingsbrief maakt, en hoe je omgaat met de uitkomst van je aanvraag. Ook ben je op de hoogte van de stappen die nodig zijn voor een correcte eindafrekening.
< Terug naar de Culturele Wegwijzer - Financiering
< Terug naar Stap 6 - Reactie op een besluit
Vragen?
Heb je vragen over deze stap, wil je even sparren of checken of je de juiste richting opgaat? Neem gerust contact met ons op. Het Huis voor de Kunsten Limburg adviseert en ondersteunt verenigingen, groepen en stichtingen in de amateurkunst- en erfgoedsector. Stichting Klankkleur Limburg adviseert en ondersteunt muziekverenigingen, koren en tamboerkorpsen die zijn aangesloten bij de Limburgse Bond van Muziekverenigingen (LBM), Verbindend Netwerk Koorzang Limburg (VNK-L) en de Limburgse Bond van Tamboerkorpsen (LBT).
