Alle ogen in de museumsector zijn vaak gericht op het Limburgs Openluchtmuseum Eynderhoof als het gaat om werven en werken met vrijwilligers. Eynderhoof is een fenomeen! Het museum wordt gerund en bemenst door een paar honderd vrijwilligers. Ze doen allemaal hun ‘eigen ding’, maar dan wel ‘samen’. In 2023 spraken we twee bestuursleden over hun vrijwilligersbeleid – liefkozend ook wel ‘het blauwe boekje’ genoemd, de betrokkenheid van het bestuur en alle vrijwilligers én wat het nou het geheim is achter de ‘geoliede machine’ die Eynderhoof is.
Het Blauwe Boekje
Limburgs Openluchtmuseum Eynderhoof is een vrijwilligersorganisatie waar meer dan vierhonderd mensen actief bij betrokken zijn. Het ‘blauwe boekje’ van het Museum is wereldberoemd in Nederland! Het is dan heel erg belangrijk dat de organisatie in balans is. Daar helpt een doordacht en helder vrijwilligersbeleid natuurlijk bij. Dat is nou precies wat het ‘magische’ blauwe boekje voor dit museum doet. Samen bepalen hoe je met elkaar omgaat, hoe je de werkplekken bij de ambachten achterlaat en natuurlijk bij wie je terecht kunt met vragen of als je een minder goede dag hebt. Het boekje is eigenlijk ook een veiligheidsnet, dat optreed als een soort scheidsrechter als mensen het niet met elkaar eens zijn. Naast zo’n doordacht beleid, dat breed gedragen wordt in de organisatie is het ook erg belangrijk dat ‘de juist persoon op de juiste plek’ in de organisatie zit.
Vrijwilligersbeleid: “Spelregels, afspraken en waardering”
De afspraken en spelregels die in het ‘blauwe boekje’ worden opgenomen, zijn het resultaat van een gezamenlijke overeenkomst. Het vrijwilligersbeleid wordt daardoor breed gedragen en staat nauwelijks tot niet ter discussie. Het beleid wordt met grote regelmaat getoetst en besproken met de groep, daarna waar nodig aangepast of uitgebreid. Zo heeft het museum recent het oorspronkelijke ‘blauwe boekje’ aangevuld met een boekje met richtlijnen per ambacht, met daarin veiligheidsvoorschriften, maar ook kennisoverdracht rondom de ambacht. Het bestuur vindt het fijn om terug te kunnen vallen op de spelregels en afspraken, dat is soms nodig als er een conflict is. Door het lezen van het blauwe boekje weet iedereen in de organisatie en een mogelijke nieuwe vrijwilligers waar deze aan toe is, wat er van de vrijwilligers verwacht wordt en op welke manier ze waardering krijgen.
De sleutel tot succes: “We doen het niet alleen, maar samen!”
Eynderhoof heeft gekozen voor een organisatie structuur die goed bij hen past. Er is een elfkoppig bestuur, een leden van dit algemene bestuur vormen samen het dagelijks bestuur, daarnaast zijn er vijfentwintig werkgroepen die elk één ‘aanspreekpersoon’ aanwijzen. Deze vijfentwintig, door de werkgroe peden, aangewezen personen vormen de schakel tussen de werkgroep en het bestuur. De werkgroepen zijn zelfsturend, iedereen kent en draagt immers de gezamenlijke basis die opgenomen is in het ‘blauwe boekje’. De bestuursleden zijn zelf ook allemaal actief in één van de werkgroepen. Als laatste zijn er zijn twee vertrouwenspersonen aangesteld die geen binding hebben met de organisatie, maar wel met de omgeving.
Een belangrijke schakel in het succes: “stel je open en praat met elkaar”
Ingeplande overleggen en evaluatiemomenten tussen bestuur en aanspreekpersonen zijn belangrijk, de vrijwilligers bepalen samen met het bestuur de manier waarop mensen met elkaar omgaan en wat de organisatie wil bereiken. Er zijn zo’n zes overleggen per jaar waar de bestuursleden en aanspreekpersonen van de werkgroepen aan deel nemen. Deze overleggen zorgen ervoor dat iedere stem en behoefte in de organisatie gehoord wordt en iedere vrijwilligers zich een gewaardeerde schakel in de organisatie voelt. Het bestuur geeft aan dat het “omarmen van erfgoed” de basis is: de ambachten beoefenen en dat enthousiaste te willen overdragen op bezoekers of nieuwe vrijwilligers. Gedeelde passie en interesse, nieuwsgierigheid, dat hebben alle vrijwilligers van dit museum met elkaar gemeen.
Een belangrijke schakel in het succes: “Het luisterend oor”
Één van bestuursleden heeft de taak van vrijwilligerscoördinator op zich genomen. De vrijwilligersoördinator is een spin in het web: zij overziet het grotere geheel en wappert, wanneer dat nodig is, met het ‘blauwe boekje’. De coördinator is degene die als eerste kennis maakt met een (mogelijk) nieuwe vrijwilliger. Het gesprek is heel persoonlijk, want het is erg belangrijk dat de juiste persoon op de juiste plek in het museum terecht komt. De coördinator blijft vervolgens op de achtergrond, maar blijft wel betrokken. Die heeft daardoor een belangrijke functie: het luisterend oor. Nieuwe vrijwilligers worden lange tijd op de museumvloer begeleid door de aanspreekpersoon van hun gekozen werkgroep. Die begeleiding is gericht de integratie in de organisatie én de nieuwe vrijwilligers de kneepjes van het vak te leren. De aanspreekpersoon peilt ook behoeften bij de leden van de werkgroep en signaleert verbeterpunten of knelpunten. Dit alles neemt de aanspreekpersoon mee in overleggen met het bestuur.
Over Limburgs Openluchtmuseum Eynderhoof
Het museum vind je in het Limburgse Nederweert-Eind. Je stapt er als bezoeker zo het dorpsleven in de Peel-regio rond 1900 binnen! Het bestuur en alle mensen die zich op welke manier ook inzetten voor het museum doen dat onbetaald. Alle mensen zetten zich in om (verloren) ambachten levend te houden én over te geven aan een nieuwe generatie. Het museum ontvangt jaarlijkse zo’n 30.000 enthousiaste bezoekers.
Nieuwsgierig geworden? Neem een kijkje op de website van Eynderhoof.
