Hoe schrijf je een goed projectplan?

Loop al je al tijden rond met dat ene projectidee, maar weet je niet hoe je precies moet starten? Of  ben je al volop bezig in de voorbereidende fase en vind je het prettig dat er iemand met een frisse blik naar jouw plan kijkt? Of zou je juist graag meer willen weten over hoe en met welke fondsen je jouw fondsenwervingstraject het beste kunt inrichten? Het Huis voor de Kunsten Limburg biedt een helpende hand op de weg naar de realisatie van een cultureel project. Het begint echter altijd bij het leggen van een goede basis. In het geval van fondswerving: een zorgvuldig en duidelijk projectplan. Een voor de hand liggend antwoord, maar in de praktijk blijkt dit toch vaak een lastige klus. Daarom helpen we je graag een eindje op weg…

Start je een fondsenwervingstraject, dan ontkom je niet aan het schrijven van een gedegen projectplan en het opstellen van een realistische begroting. Maar welke elementen dient een projectplan te bevatten zodat degene die jouw aanvraag behandelt ook alle essentiële informatie heeft?

Wij hebben de checklist ‘Hoe ontwikkel ik een projectplan voor mijn fondswerving?’ ontwikkeld (mede n.a.v. de workshop ‘Projectplan schrijven en fondsen werven’ die wij samen met subsidieadviesbureau TRIAS gaven). Deze checklist kun je gebruiken als een ‘ruggengraat’ voor het schrijven van je projectplan. Verder is het goed om bij het schrijven rekening te houden met het volgende:

• Start ruim op tijd met het schrijven van een projectplan en het daaraan gekoppelde fondsenwervingstraject. In de kleine lettertjes van fondsen en subsidieregelingen lees je vrijwel altijd dat je een aanvraag in moet dienen voordat het project daadwerkelijk start. Vaak is dat minimaal 3 à 4 maanden vooraf.
   
• Schrijf een projectplan niet op het allerlaatste moment. Vraag personen die een waardevol perspectief kunnen geven om jouw projectplan door te nemen en te voorzien van eventuele opmerkingen/suggesties. Houd in je projectplanning ruimte voor dergelijke momenten.
   
• Ben je ervan bewust dat degene die jouw aanvraag voor financiële ondersteuning beoordeelt voor het eerst kennis neemt van jouw project. Het is daarom belangrijk dat je niet alleen helder inzicht geeft in de algemene uitgangspunten van het project, maar ook voldoende toelichting geeft op cruciale details die jouw project onderscheidend maken. Vaak worden details vergeten, omdat ze voor de organisator ‘vanzelfsprekend’ zijn.
   
• Een goed projectplan start op de eerste plaats met het uitleggen wáárom jij/jullie projectteam het belangrijk vindt dat dit project gerealiseerd dient te worden. Besteed aandacht aan het helder toelichten van de aanleiding/context om tot dit projectidee te komen. Vervolgens leg je pas uit hoe je dit organisatorisch gaat aanpakken.
   
• Wees je bewust van vakjargon dat fondsen hanteren en probeer hier aansluiting bij te zoeken. Tip: verdiep je in de definities die schuilgaan achter veelgebruikte termen in de beleidsstukken van fondsen. Dit helpt je om het verhaal nog beter te verduidelijken aan degene die jouw aanvraag gaat beoordelen.
   
• Bedenk dat alle informatie die je verstrekt, moet leiden tot een samenhangend groter geheel. Na het lezen van jouw projectplan dient de lezer een helder beeld te hebben van jouw reden/motivatie voor het project en hoe je de dingen gaat aanpakken om het tot een succes te maken. Anders gezegd: wanneer je plan nog vragen oproept bij de lezer, dan is dit een signaal dat jouw concept nog om bijschaven vraagt.