Een aanvraag indienen

Wat verwachten wij van aanvragers die aanspraak willen maken op onze Bijdrageregeling 2019?

Welke informatie dient u precies naar ons toe te sturen om een aanvraag te doen?
Wanneer u een aanvraag indient, is het van belang dat u een zo concreet en helder mogelijk beeld van uw project schetst. U doet dit door de volgende stukken in te sturen:

* Begeleidende brief voorzien van contactgegevens en het bedrag dat u wenst aan te vragen
*  Projectplan (lees hier ons artikel ‘Hoe schrijf je een goed projectplan?’)
*  Begroting


Vervolgens stuurt u deze stukken naar ons toe. Dit kan digitaal of per post.
Digitaal:          
info@hklimburg.nl
Postadres:      Huis voor de Kunsten Limburg
                        Postbus 203
                        6040 AE Roermond


Wanneer kan ik mijn aanvraag indienen?
U dient een aanvraag minimaal 1 maand vóórdat uw project/activiteit daadwerkelijk uitgevoerd wordt, in te dienen. De periode die u neemt voor voorbereiding en uitwerking van uw project (zoals bijvoorbeeld het schrijven van uw aanvraag) tellen we dus niet mee.

U heeft een aanvraag ingediend? En dan?

Hoe wordt uw aanvraag beoordeeld?
Uw aanvraag wordt behandeld door de consulent die de discipline(s) die vertegenwoordigd is/zijn in uw aanvraag in zijn/haar portefeuille heeft. De directie en consulent beoordelen uw aanvraag. Vervolgens ontvangt u antwoord.


Wanneer kan ik antwoord verwachten?
Wij streven ernaar om u uiterlijk 4 weken na het indienen van uw aanvraag te berichten over een eventuele toekenning of afwijzing.

Uw aanvraag is door ons gehonoreerd. Hoe nu verder?

In de brief die u ontvangt (op het door u doorgegeven postadres) staat duidelijk vermeld aan welke inspanningsverplichtingen u dient te voldoen. Heeft u toch vragen, neem dan contact met ons op.

Uw aanvraag is door ons gehonoreerd. Hoe ontvangt u uw bijdrage?
Wanneer wij een positief besluit hebben genomen over uw aanvraag, dan maken wij vervolgens een voorschot à 90% van het toegekende bedrag over op het door u in de aanvraag vermelde bankrekeningnummer. De resterende 10% ontvangt u nadat u uw eindafrekening heeft ingestuurd.

Uw project is afgerond. En dan?

Stuur uw eindafrekening in
Wanneer uw project is afgerond, dient u binnen drie maanden een eindafrekening in te sturen. Uw eindafrekening bestaat uit twee delen: een inhoudelijke evaluatie en een financiële evaluatie. Op basis hiervan stellen wij het definitieve bedrag vast.

Inhoudelijke evaluatie:
U dient een korte evaluatieverslag in te sturen waarin u op de onderstaande punten inzicht geeft:

* Beschrijf op welke manier uw project uitvoering heeft gegeven aan de criteria waarop het Huis u financiële ondersteuning heeft verleend.
* Algemene terugblik op het project.
* Wat is de meerwaarde van dit project uiteindelijk geweest voor uw organisatie/leden/publiek en/of de discipline of het domein waarbinnen het plaatsvond?
* Benoem de factoren die uw project tot een succes maakte.
* Benoem de verbeterpunten (wat zou u de volgende keer anders/beter aanpakken?).
* Heeft u door dit project nieuwe samenwerkingspartners ontmoet?

Financiële evaluatie:
U dient een financieel verslag in te dienen waaruit blijkt hoe u de ontvangen bijdrage van het Huis heeft besteed. Dit verslag geeft inzicht in het totaal van gemaakte kosten en inkomsten van uw project/activiteit.
Het Huis kan hiervan steekproefsgewijs betalingsbewijzen opvragen.


Bijdragen voor projecten/activiteiten moeten aantoonbaar zijn besteed in het jaar waarin de bijdrage wordt verleend. Is dat niet het geval, dan vloeit het restant in principe terug naar het Huis voor de Kunsten Limburg. 

Bijzondere omstandigheden

Uw project wordt opgeschort of vertraagd
Het kan voorkomen dat uw project door omstandigheden wordt verschoven naar een later tijdstip. Heeft het Huis een financiële ondersteuning gehonoreerd voor dit project, dan dient u bij een opschorting of vertraging dit áltijd tijdig en schriftelijk te melden aan het Huis.

* Wanneer uw project na opschorting of vertraging nog steeds plaatsvindt in hetzelfde jaar dat de financiële bijdrage verleend is én de inhoud van het project onveranderd is, dan levert dit geen probleem voor u op. 
* Wanneer uw project door opschorting of vertraging verschuift naar het volgende jaar, dan betekent dit dat u uw aanvraag opnieuw dient in te dienen.

Uw project is geannuleerd
Soms wordt een project door omstandigheden geannuleerd. In het geval dat deze situatie zich voordoet en u nog geen voorschot van ons ontvangen heeft, dient u deze annulering schriftelijk kenbaar te maken bij het Huis. Hier zitten verder geen financiële consequenties aan.

In het geval dat er sprake is van annulering van een project en u wél al een voorschot heeft ontvangen, dient u dit eveneens schriftelijk te melden en een eindafrekening in te sturen. Op basis van deze eindafrekening neemt de directie een besluit over de financiële afhandeling.