Expert aan het woord: digitaal kapitaal

8 jan 2019
deskundigheidsbevordering
erfgoed, musea

‘Digitaliseren’ is een veelgehoorde term in het Limburgse erfgoedveld. We spraken met Annette Gaalman en Martijn Hermans, twee experts op dit gebied, en vroegen hen naar de kansen van digitaal erfgoed voor instellingen en publiek.

Collecties op orde

We spraken met Annette Gaalman, als projectprojectleider verbonden aan Erfgoed Brabant en in die hoedanigheid onder andere verantwoordelijk voor digitaal erfgoedplatform De Brabant Cloud. Vanuit deze functie en vanuit haar rol als bestuurslid van het Landelijk Contact van Museumconsulenten (LCM) is zij ook betrokken bij het landelijke Netwerk Digitaal Erfgoed.  

Annette: “Tien jaar geleden dachten musea vaak nog: als ik mijn hele collectie ook online beschikbaar stel, komt er niemand meer. Inmiddels is duidelijk dat juist het tegendeel waar is: hoe beter je ook online toegankelijk bent, hoe meer mensen geïnspireerd worden om naar je museum te komen. Bovendien: als je de kennis over de objecten die je in huis hebt goed vastlegt, kunnen ook nieuwe medewerkers en vrijwilligers hier gebruik van maken en gaat die kennis niet verloren als degenen die de collectie hebben gevormd overlijden of vertrekken. Het geeft de museummedewerkers inzicht en helpt om goede tentoonstellingen te maken en de collectie aan te vullen met zaken die het verhaal dat je als museum wil vertellen completer maken.”


“Collectieregistratie hoort gewoon bij de basistaken van elke organisatie die zich ‘museum’ wil noemen”, aldus Annette. “Je moet verantwoording kunnen afleggen over je objecten. Wat is het? Waar komt het vandaan? Hoe komen we eraan? Waarom hebben we het? Die vragen moet je kunnen beantwoorden. Eigenlijk vind ik dat musea nog een stapje verder moeten gaan: de foto’s van de objecten en de beschrijvingen moeten ook toegankelijk worden gemaakt via internet. Je collectie ook digitaal delen met het publiek helpt echt om meer binding te krijgen met je bezoekers en ook met de niet-bezoekers.”

Tegenwoordig zijn er veel thematische, provinciale, (inter)nationale platforms waarop een museum zijn collectie kan tonen. Door een goede collectieregistratie hoeft het museum daarvoor geen extra werk te verrichten. “Wat dat betreft worden er op dit moment door het Netwerk Digitaal Erfgoed grote stappen gezet!”, aldus Annette. Het Netwerk Digitaal Erfgoed is opgezet om samen met erfgoedinstellingen, waaronder ook het Huis voor de Kunsten Limburg, te werken aan het verbeteren van de zichtbaarheid, bruikbaarheid en houdbaarheid van (digitaal) erfgoed (lees
hier de volledige Nationale Strategie Digitaal Erfgoed).

"Je collectie ook digitaal delen met het publiek helpt echt om meer binding te krijgen met je bezoekers en ook met de niet-bezoekers.”

Collectieregistratie

Een museum moet een plan van aanpak opstellen voordat medewerkers en vrijwilligers daadwerkelijk starten met registreren. “Collectieregistratie-programma’s hebben vaak tientallen velden beschikbaar voor het beschrijven van een object. Als je geen keuzes maakt, gaat registratie heel langzaam. Bovendien kun je je afvragen of het wel zinvol is te proberen gegevens in te vullen die je niet of nauwelijks zult gebruiken. Denk bijvoorbeeld aan het veld ‘Fysieke beschrijving’: als je een goede foto van het object hebt, kun je je doorgaans de moeite van een uitgebreide omschrijving van hoe een object eruitziet besparen”, is de tip van Annette.  

“Medewerkers en vrijwilligers moeten eerst vaststellen met welk doel zij de collectie registreren. Dit kan zijn het vastleggen van basisgegevens, maar ook het maken van beschrijvingen die geschikt zijn voor online presentatie of toepassing in een tentoonstelling. Het is erg belangrijk om afspraken te maken over de trefwoorden die alle medewerkers en vrijwilligers moeten gaan gebruiken. Aansluiten bij trefwoordsystemen, zoals de Nederlandstalige Art & Architecture Thesaurus, die ook door andere musea gebruikt worden kan daarbij helpen.”

Ook na sluitingstijd communiceren met je publiek
Met Martijn Hermans, eigenaar van Betawerk, spraken we over zijn ervaringen op het gebied van digitalisering in het Limburgse erfgoedveld. Hij heeft in 2018 in opdracht van de Provincie Limburg de situatie rondom het Limburgs digitaal erfgoed in kaart gebracht en een aanzet gemaakt voor een nieuwe aanpak. “De betrokkenheid en passie van mensen in de cultuur- en erfgoedsector vind ik ontzettend mooi”, begint Martijn zijn verhaal. “Er is een collectief gevoel bij alle instellingen dat ze stappen moeten zetten op het gebied van digitaal erfgoed, de ontsluiting en de presentatie daarvan. Ze zien dat de maatschappij bepaalde wensen heeft en ook dat eerdere investeringen niet hebben opgeleverd wat daarvan verwacht werd.”


Volgens Martijn leeft niet meer het idee dat alle collecties overal en op elk moment digitaal beschikbaar moeten zijn. “Er wordt steeds meer nagedacht over de wensen van de zeer uiteenlopende doelgroepen. Softwarebouwers willen altijd zoveel mogelijk functies inbouwen, maar we moeten vanuit de erfgoedexperts keuzes gaan maken. Ik zie dat techniek niet meer leading is, maar juist die mooie inhoud. Er is vanuit het veld behoefte aan regie en weloverwogen keuzes, aan beheersbaarheid en toekomstbestendigheid.”

"Digitalisering heeft veel meer te maken met een goede strategie en een duidelijke doelstelling en minder met technologische mogelijkheden.”

Publieksrelaties

Volgens Martijn zijn digitale producten, zoals websites en apps, de panelen en decors voor de collecties. “Het geeft je vertelvormen die je jaren geleden niet had. Ze laten je publiek iets ervaren op een manier die vroeger gewoon niet kon”, vertelt Martijn. Hij vergelijkt deze digitale producten met tentoonstellingen waarbij het concept erg belangrijk is. “Een goede digitale presentatie geeft je als museum de mogelijkheid om ook na sluitingstijd te communiceren met je publiek en zelfs een relatie aan te gaan met je publiek. Het kan er ook voor zorgen dat bezoekers vaker terugkomen, zowel online als in je museum. Dat zijn de kansen, de uitdaging zit in de redactionele keuzes die je in het begin maakt.”

“Digitalisering heeft veel meer te maken met een goede strategie en een duidelijke doelstelling en minder met technologische mogelijkheden”, vertelt Martijn. “Het gaat om het opbouwen van een relatie en dat heeft zeker ook te maken met PR en marketing. Het is belangrijk om niet te ‘overdigitaliseren’, oftewel digitaliseren om te digitaliseren. Als je niet oppast creëer je daarmee monsters. Stel jezelf altijd de vraag hoe een bepaalde digitale stap of product je helpt bij het opbouwen en behouden van je relatie met het publiek. Als je vaststelt dat het niet wezenlijk bijdraagt, moet je als museum kunnen kiezen om het niet te doen.”

Sandra Welters MA

Sandra Welters MA

consulent musea

financiering, cultuureducatie, deskundigheidsbevordering
musea
maandag, dinsdag en donderdag